bibliotheek zorginstelling rekenmodel uitleen

Bibliotheek zorginstelling rekenmodel uitleen

Het rekenmodel uitleen bestaat uit een aantal tabbladen:

  • Bewonerslijst.
  • Boeklijst.
  • Hoofdbestand uitleen.
  • Historisch overzicht gelezen boeken per bewoner
  • Reserveringen van boeken
  • Reserveringsoverzicht per boek

Voor zorginstellingen met een interne bibliotheek werd een rekenmodel uitleen boeken ontwikkeld. Er waren wel wat wensen: Bij uitleen wilde men wat gegevens van de bewoners weten bv afdeling en kamernummer. Daarom werden op de bewonerslijst een aantal extra kolommen gemaakt voor extra info. De boekenlijst moest ook voorzien zijn van een kolom waarin formaat lettertype en de taal in staat. Verder was het belangrijk om te weten welke boeken al door de bewoner waren gelezen.

Tabblad bewonerslijst

Tabblad boekenlijst

werkwijze:

  • In de boekenlijst is ruimte voor Titel-naam, auteur, naam uitgeverij, Taalcode , soortboek (rubriek), extra info en voorraadbeheer.
  • In deze versie is gekozen om bij het nummer van het boek een lettercode bij te zetten  G= grote letter N= normale letter.
  • U kunt deze code natuurlijk ook in kolom F bij de landcode plaatsen. Als U regelmatig de vraag krijgt wat hebben jullie in het Frans met een grote letter dan kunt U in kolom F filteren op bv F-G  of NL-G.
  • In kolom H  is tekst terugloop ingesteld, daar door kunt U meer tekst in een cel kwijt, de regel wordt dan wat hoger.
  • Voorraadbeheer. Als U in kolom I de aantallen die in voorraad zijn invult. In kolom J vindt U de aantallen die zijn uitgeleend en in kolom K vindt U de eindvoorraad
  • U bent geheel vrij het voorraad systeem te gebruiken. U kunt er ook voor kiezen deze kolommen te verbergen (rechtsklik met de muis op de kolomletter en kies verbergen)


klik op het plaatje voor een vergrote weergave

  • filteren:
  • In ieder kolomkop ziet U een wit blokje, daarmee kunt U iets  uitfilteren.
  • Als voorbeeld heb ik geklikt op het filter soort/type boek.
  • Maar misschien heeft U wel iemand voor de balie staan die vraagt om boeken van een bepaalde schrijver. Dat is dan een kwestie van de schrijver uitfilteren in kolom D

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

 

Hoofdbestand uitleen.

Als extra info over een bewoner is gewenst kunt U in cel D2 het bewonersnummer ingeven waardoor alle extra info worden opgehaald.

werkwijze uitleen:

  • Geef bewonersnummer op en vermeld het nummer van het boek.
  • Datum en tijd van uitgifte wordt automatisch in kolommen B en C ingevoerd
  • Uiterst links wordt het boek van de voorraad afgeschreven.
  • Als slechts 1 exemplaar aanwezig is wordt de voorraad 0 en de cel wordt rood.
  • In cel B2 vindt U de huidige datum, in cel B3 vindt U het uitleen aantal dagen waarna U d.m.v. kleurtje in kolom B wordt gewaarschuwd dat de uitleen tijd is verstreken. In dit voorbeeld zijn 15 dagen opgegeven. Dit kunt U uiteraard aanpassen naar de bij U geldende uitleen termijn
  • Bij retour plaatst U een X in kolom O. De voorraad wordt weer bijgewerkt.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

filteren: Ook in het hoofdbestand uitleen kunt U in iedere kolom het filter gebruiken. U klikt in het bovenste filter op alles sorteren, daarmee haalt U alle vinkjes weg en klikt op het geen U wilt zien

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

In onderstaand voorbeeld is bewoner Paul van Hove uitgefilterd

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Historisch overzicht gelezen boeken per bewoner

Met behulp van een draaitabel is een overzicht gelezen boeken per bewoner gemaakt. De kolom bewoners en de kolom titel van de boeken zijn beiden automatisch op alfabet ingericht. Als U dit bestand raadpleegt werk hem dan altijd eerst even bij. Dit kunt U doen met en toetsenbord commando Control – Shift H.  Gebruikte kleuren van deze draaitabel kunt U zelf geheel instellen, door op de opmaak voorbeelden draaitabellen te klikken.

Ook in het historisch overzicht kunt u filteren. In onderstaand voorbeeld is gekeken wie het betreffende boek al heeft gelezen

reserveringen: Aan de tabbladen: bewoners en boekenlijst is een rekenmodule reserveringen gekoppeld. Met een Excel draaitabel is een overzicht reserveringen samengesteld.

werkwijze.

  • Geeft een boeknummer en een klantnummer op.
  • In kolom H kunt U eventueel nog een notie kwijt.
  • ls een reservering een uitleen is geworden haal dan het boeknummer weg

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Draaitabel: Overzicht reserveringen.

Alle boeken boeken die U in het reserveringsbestand plaatst worden zichtbaar op deze lijst zodra U het toetsenbord commando Control Shift H ingeeft. Door boek en klantnummer wordt de draaitabel gevuld, ook wordt de datum en tijd van reservering doorgegeven zie voorbeeld  boek 108N.

Deze draaitabel loopt op volgorde van datum omdat in de eerste rij geen getallen staan i.v.m code letter grote. Daarom kan het gebeuren dat boeknummers onder regel 29 worden bijgeschreven gebruik dan even het filter om te sorteren A-Z

 

Opletten:

Een Excel draaitabel (het Historisch Overzicht en het Overzicht Reserveringen) hebben één groot nadeel en dat is wanneer gegevens op de andere tabbladen worden gewijzigd dit niet automatisch wordt gewijzigd in de draaitabel. Deze automatische bijwerking heeft Excel niet geregeld. Ik heb hiervoor een macro  gemaakt: toetsenbord commando: Control Shift H U kunt ook klikken op de knop Vernieuwen klikt in het menu Opties.

Dit rekenmodel is geregistreerd als MS Rekenmodel Trika Boeken uitleen 2017-006-02  wordt op naam van de instelling uitgeleverd en is locatie gebonden. Het mag niet op een website ter download of te koop worden aangeboden. De kosten zijn euro 62,50. download pdf bestandje met meer info: Bibliotheek (zorginstelling) rekenmodel boeken uitleen Meer info via de contact pagina.

 

Niet gevonden wat U zocht:

x