planning/rooster op basis beschikbaarheid

Planning /Rooster op basis van beschikbaarheid.

Bij een organisatie werkt een hele groep medewerkers op parttime basis, waarbij de ene niet in de ochtend beschikbaar is, een andere kan geen nachten werken een derde nooit in het weekeinde of door de gezinssamenstelling moet moeder altijd voor 4 uur thuis zijn. Er zijn contracten van 8 tot 36 uur. Hoe hou je als planner het overzicht.

Onderstaand Ms Excel basis rooster zou een goed hulpmiddel  kunnen zijn om zicht te houden op de beschikbaarheid van parttimers.

Het rekenmodel bestaat uit de tabbladen: Tabblad medewerk(st)ers, Tabblad opdrachtgevers en het tabblad weekrooster.

Voor  1997-2003 Excel gebruikers bestaat de werkmap uit 4 aan elkaar verbonden weken.

Voor Excel gebruikers vanaf 2007 bestaat de werkmap uit 5 aan elkaar verbonden weken.

Het tabblad Medewerk(st)ers:

Iedere medewerk(st)er krijgt zijn eigen Id nr. U kunt uiteraard ook het personeelsnummer van Uw organisatie gebruiken. U vult de contract uren in en per dag geeft U op wanneer de medewerk(st)er niet beschikbaar is.

medew1

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Het weekrooster.

Vul de datum op maandag in. Plaats d.m.v. het Id nummer de medewerk(st)er op het roosterblad. De begin- en eindtijden voert U in d.m.v. een keuzelijstje. U kunt per kwartier inplannen: 08:00 – 08:15 – 08:30 – 08:45 – 09:00 enz. U vindt ook in de keuzelijst de codes  NB= (niet beschikbaar) ZIEK en VAK.

Werkwijze: In onderstaand voorbeeld wordt medewerker 16 ingevoerd. In de bovenbalk voert U het medewerk(st)er nummer in en de niet beschikbaarheid wordt opgehaald. Zodra het nummer bovenin is ingevoerd wordt de regel van de betreffende medewerker groen van kleur. Zodra U een dienst heeft ingevoerd kunt U de geboekte werkuren vergelijken met de contract uren. Uiterst recht vindt U in de blauwe kolommen de werkuren, aantal dagen ziek en aantal dagen vakantie. In deze versie is berekening van de onregelmatigheidstoeslag onmogelijk. Het rooster is als tabel (database) opgeslagen waardoor U met het tabelfilter automatisch een alfabetische namenlijst lijst. Hiermee kunt U snel in de database een medewerker terug vinden. In dit rooster kunt U de medewerk(st)ers  bij 20 verschillende opdrachtgevers in roosteren. Gebruikt U het rooster binnen Uw eigen organisatie dan kunt U de relatiekolommen dichtvouwen.

 

wk1

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

 

opdrachtgevers of alleen voor eigen gebruik

U kunt tot 20 verschillende opdrachtgevers of vestigingen van Uw organisaties in de planning plaatsen. Op het tabblad opdrachtgevers vindt U ook een specificatie van Uren per Opdrachtgever per week en een specificatie Uren per medewerker per week. U kunt hier ook controleren of de uren van opdrachtgevers en Medewerkers in evenwicht zijn.

Een heel flexibel rooster!! Ideaal voor kleine horeca ondernemers.

Wilt U dit rooster uitsluitend gebruiken in Uw eigen organisatie, Vul dan in alle kolommen voor de relatiecode het nummer 1 in, haal de cel bescherming van het rekenmodel af en schuif die kolommen dicht. Op het blad opdrachtgevers gebruikt U alleen de bovenste regel, de rest schuift U ook dicht. Heeft U geen tijd of ontbreekt U de Excel kennis, zonder enige extra kosten maak ik dat voor U in orde

opdrachtgevers

 

specificatie plan uren

Onder de planner vindt U de uren specificatie per dag / per opdrachtgever. De totalen kunt U vergelijken met de totalen aan de onderzijde van de planner waardoor fouten bij het invullen van de planner direct te corrigeren zijn. In het 2e overzicht kunt U per medewerk(st)er een overzicht van gewerkte uren per opdrachtgever opvragen.

spec

 

Opbouw van dit rekenmodel:

Alle belangrijke berekeningen zitten in verborgen kolommen, door de celbescherming kunt U deze niet beschadigen. In onderstaande afbeelding zijn de verborgen kolommen bruin van kleur.

bovengeheel open

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

specificatie uren aan de onderzijde:

Alle belangrijke berekeningen zitten in verborgen kolommen, door de celbescherming kunt U deze niet beschadigen. In onderstaande afbeelding zijn de verborgen kolommen bruin van kleur.

 

onder geheel open

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

 De complete Ms Excel werkmap:

De werkmap bestaat Voor Excel 1997-2003 gebruikers uit steeds 4 weken. Voor gebruikers vanaf Excel 2007 bevat de werkmap steeds 5 weken.

werkwijze:

  • Door in week1 van het rooster op maandag de startdatum in te vullen wordt voor ieder werkblad de datum en weeknummer uitgerekend en ingevuld.
  • Op het tabblad medew1 vult U alle medewerk(st)ers in, ook is er ruimte voor een telefoonnummer, contracturen, en het nummer van het werkniveau.
  • Vervolgens vult U voor ieder medewerk(st)er per dag de gemaakte afspraken in.
  • Alles uit het blad medew1 wordt vervolgens automatisch in de tabbladen medew2/3/4/5 ingevuld.
  • Veranderd een afspraak, dan past U die aan in de betreffende week.
  • Hierdoor worden alle achterliggende tabbladen automatisch aangepast.
  • Maakt U een volgende werkmap aan. Kopieer dan de gegevens uit medewerk5 in het eerste tabblad van Uw nieuwe werkmap.   kopiëren en plakken speciaal (alleen de waarde)
tabbladen

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

 

Dit rooster op basis van beschikbaarheid wordt geleverd met celbescherming, U kunt geen formules beschadigen als U deze celbescherming in takt laat. Er is geen paswoord gebruikt.

Laat U derden met dit rooster werken plaats dan altijd een paswoord.Voor telefonische ondersteuning kan altijd een bel afspraak worden gemaakt.

Download gratis: E-book planning/rooster op basis van beschikbaarheid.

bestelcode van bovenstaand rekenmodel  Trika® WkRo Bes.2015-1005  de kosten zijn 75,00 Euro meer info over dit rooster via mail contact

 

Soms is het noodzakelijk dat meerdere personen in het zelfde rekenmodel moeten kunnen werken: Hier vindt U de oplossing: http://office-oplossingen.nl/ik-wil-met-meerdere-mensen-aan-een-excel-bestand-werken/

 

Niet gevonden wat U zocht:

x