sleutel- en bezoekersregistratie

 

 

Sleutel- en bezoekersregistratie.

Sleutel- en bezoekersregistratie beiden ondergebracht in een Ms Excel Werkmap. Beiden rekenmodellen zijn voorzien van een automatisch tijdstempel bij invoer van gegevens. Kleuraccenten geven aan als een sleutel is uitgegeven.

De MS Excel werkmap bestaat uit een aantal tabbladen:

  • Sleutellijst met autorisatie wie welke sleutel mag ophalen.
  •  Sleutelregistratie formulier
  • Bezoekers registratie

Sleutellijst met registratie wie welke sleutel mag ophalen.
In het onderstaande bestand worden alle sleutels vermeld. Indien er autorisatie op een bepaalde sleutel zit geeft U dit aan met code 3 de omschrijving bij het sleutelnummer wordt rood weergegeven. Vervolgens kunt U 8 personen autoriseren betreffende sleutel op te halen.

Sleutel registratie formulier.
Bij het invoeren van het sleutelnummer wordt de omschrijving van de betreffende sleutel uit de database opgehaald. De datum en de tijd van uitgifte wordt dmv een automatisch tijdstempel ingevoerd. Bij inname van de sleutel plaats U een X en de datum en tijd van inname verschijnt. Zolang de sleutel niet is ingeleverd blijft het sleutel nr rood van kleur. De licht rode kleur wil zeggen dat er autorisatie op de sleutel zit.

Voor het invullen van de gebruiker van de sleutel krijgt U een keuzelijstje van personen welke U in de database toestemming heeft gegeven voor het ophalen van betreffende sleutel.  Dit lijstje is gemaakt met de Excel Functie valideren. De namenlijst van de ophalers bij onderstaande tekening zijn in het bestand verborgen.

Het bezoekers registratie formulier.
Bij aanmelding van een bezoekers wordt badge nummer en naam ingevuld, de datum en tijd wordt automatisch ingevoerd. Bij vertrek wordt een X geplaatst de uit tijd wordt automatisch ingevoerd. Zolang een bezoeker nog niet is afgemeld is het badge nummer voorzien van een rood blokje. Bij  vooraanmelding kunt U de naam van de ontvangers de verwachte tijd en voor de doorverwijzing kamer of zaal nummer invoeren.

Dit automatisch datum en tijdstempel werkt alleen als U de iteratieve berekening inschakeld. U gaat daar voor naar de opties van Excel zie hier onder:


Sleutel registratie nieuwe versie:  versie 034-2008 Wat is nieuw:
Voor een organisatie was het wenselijk dat bij de uitgifte van sleutels tevens een porto moest worden verstrekt. Men heeft een eigen porto die ’s – nachts in de loge wordt opgeladen. er worden sleutels van diversen gebouwen beheerd. De opdrachtgever wil graag een overzicht per gebouw hebben. Dit wordt mogelijk gemaakt door het automatisch filter te gebruiken. (zie Uw handleiding van Excel)  De database is 480 sleutels groot. Er kunnen 500 boekingen worden verricht. U kunt 13-15 personen in de database machtigen sleutels op te halen.
werkwijze:
Aan het eind van de week wordt het bestand weggeschreven in de map: archief sleutel uitgifte op weeknummer. De uitgifte lijst wordt leeggemaakt. Mutaties in de database blijven zodoende up to date. De opdrachtgever krijgt een kopie en kan met behulp van het automatisch filter per gebouw uitfilteren.  Het leeg gemaakte bestand wordt voorzien van aanmaakdatum en weg geschreven op week nummer.

sleutelregistratie versie 034-2008

 

Niet gevonden wat U zocht:

x