Verhuuradministratie vakantiehuis

Verhuuradministratie vakantiehuis.

Ms Excel ® Trika Rekenmodel verhuuradministratie update 12-2017.

Dit rekenmodel bestaat uit de volgende tabbladen:

  • Boekingslijst.
  • Logboek.
  • Klantenbestand.
  • Prijslijst. Factuur.
  • Administratie/strokenplanner met bezettingsdatums.
  • Contant factuur.

  • Aan bovenstaande boekingslijst worden een aantal tabbladen gekoppeld.
  • De boekingslijst haalt zijn gegevens op van de tabbladen prijslijst en Gasten(klanten)bestand.
  • De factuur, contant factuur, administratie en de strokenplanner met bezettingsdatums  halen hun gegeven op van de boekingslijst. 
  • Voor complexe berekeningen zijn een aantal hulpkolommen gebruikt deze zijn verborgen.
  • Met het automatisch boekingsnummer in de eerste kolom wordt iedere boeking op elk tabblad herkend.
  • Bijvoorbeeld: Boekingsnummer op de factuur invullen en de hele factuur wordt automatisch voor U aangemaakt.
  • Om er zeker van te zijn dat u geen formules beschadigd waardoor berekeningen niet meer juist zijn, is het rekenmodel voorzien van cel bescherming.
  • Dit rekenmodel is een eenmalige investering, U kunt het ieder jaar opnieuw aanmaken. Slaat U daarvoor een reserve exemplaar  als reserve op

Hieronder vindt U per tabblad een uitleg met schermvoorbeelden

prijslijst

Jaarlijks aanmaken van het rekenmodel:

In Cel C1 plaatst U de eerste datum van het lopende jaar. In de cel er onder wordt het weeknummer van de datum erboven uitgerekend. Ook is de weeknummering aangepast naar Europese weeknummering .

Per appartement zijn er 3 regels:

  • In onderstaand voorbeeld op Regel 6 Het appartement bij verhuur per week.
  • Regel 7 Het appartement bij verhuur van een midweek.
  • Regel 8 Het appartement bij verhuur van een weekeinde.
  • U bent vrij om te bepalen hoeveel dagen een midweek of een weekeinde zijn.
  • De prijs wordt bepaald door de huurprijs die U in de betreffende week in de prijslijst heeft opgegeven.

Adressenlijst Op regel 27 t/m 40 dient U de vestigingsadressen vermelden, deze worden per boeking hier opgezocht. Bovenstaande appartementen kunnen zich  op 1 adres bevinden maar natuurlijk kunnen er ook 4 verschillende adressen zijn.

Voor een geringe meerprijs kan dit rekenmodel ook geschikt gemaakt worden voor meerdere appartementen.

Opbouw prijslijst: Iedere prijs in de prijslijst is gekoppeld aan de vorige, als U in week  5 de prijs aanpast worden alle achterliggende prijzen de nieuwe aangepaste prijs. Tot dat U de prijs weer aanpast. Hieronder ziet U staat In cel F6 staat 320 euro de cel ernaast wijst naar Cel F6, de cel ernaast verwijst weer naar de cel ervoor

Prijslijst van de extra’s Per boeking kunt U een aantal extra’s in rekening brengen.

Op onderstaand schermvoorbeeld ziet U een aantal voorbeelden t/m de kolom Borg worden deze automatisch voor U uitgerekend. Er zijn nog 5 reserve kolommen.

Gasten(Klanten)lijst.

Bij iedere boeking dient U een nieuwe klant eerst op de klantenlijst te plaatsten hiermee wordt de klant d.m.v. het klantennummer  op de boekingslijst en op de factuur herkend

Boekingslijst linkerzijde.

  • Zodra U een huiscode opgeeft in kolom B wordt in kolom A een boekingsnummer aangemaakt.
  • Met dit boekingsnummer worden de boeking herkent op de bezettingsplanner en bij het administratie gedeelte
  • Met het boekingsnummer maakt U een complete factuur aan.
  • In kolom D geeft U de boekingsdatum op.
  • In kolom E de aankomstdatum en in kolom F het aantal dagen van het verblijf.
  • Bij het invullen van A. B. C. D. in kolom B wordt uitgegaan van een wekelijks verblijf.
  • Bij wekelijks verblijf wordt altijd afgerond in eenheden van 7 dagen.
  • Met behulp van de aankomst datum wordt het weeknummer uitgerekend (kolom H.I.J.K.) met dit weeknummer wordt de opgegeven huurprijs van de betreffende week ( of weken)  van de prijslijst afgehaald.
  • Bij een Lettercode W betreft de boeking een verblijf van weekeinde.
  • Bij een lettercode M betreft de boeking een verblijf van een midweek
  • De berekende prijs is de prijs door U opgegeven op de prijslijst in de betreffende week.
  • Kolommen R en S geven een kleurcode als de boeking een weekeinde of een midweek betreft. In kolom T plaatst U het gast(klant)nummer

Boekingslijst rechterzijde.

  • In kolom V t/m X wordt U gevraagd het aantal gasten op te geven.
  • v.m. de toeristenbelasting is het van belang het verschil in leeftijd op te geven (dit kan per vestigingsplaats verschillend zijn, daarom kunt U de hoogte van deze belasting eventueel op de prijslijst aanpassen.
  • U kunt reserveringen voor een kinderbedje en bedlinnen opgeven door een X te plaatsen in de betreffende kolom. In de kolommen Z en AB geeft U eventueel aantallen op.
  • Deze kosten worden altijd berekend per week (er is geen prijsverschil tussen weekeind en midweek)
  • Kolom AK op het plaatje hieronder is een voorbeeld van een Extra. Regel 10 Gast Joke vd Berg heeft de groepsaccommodatie gehuurd en bij een bezetting boven de 21 personen wordt 40 euro extra schoonmaak kosten bereken.
  • Dit is een voorbeeld van een extra’s die zonder meerprijs in dit rekenmodel voor U kan worden gemaakt

Strokenplanner met bezettingsdatums.

  • Zodra U een boekingsnummer in kolom B invult worden alle bijbehorende gegevens opgezocht.
  • De 4 appartementen hebben allen een eigen kleur.
  • In het voorbeeld hieronder ziet U dat het appartement Leeuw met boekingsnummer 2018002 en 2018006 beiden op 15 januari groen van kleur zijn.
  • In dit voorbeeld is de afspraak: voor 10:30 uur moet het appartement leeg worden opgeleverd en is het beschikbaar vanaf 15:30 uur.
  • Deze tijden staan op de factuur (kunt U zelf aanpassen)

Administratie

  • Direct achter de boekingsgegevens op de strokenplanner is een gedeelte ingericht voor de betalingsadministratie.
  • Kolom M geeft het complete factuurbedrag.
  • In kolom N kunt U het bij U geldende aanbetalingpercentage vermelden.
  • U heeft 2 kolommen voor betalingsdatum en betalingsbedrag.
  • Eventueel openstaande bedragen worden  met rood aangegeven in kolom W

Debiteuren bewaking.

Instellen van het aantal dagen dat de aanbetaling binnen moet zijn na de boekingsdatum.  Bovenin kolom P staat nu 9 d.w.z. binnen 9 dagen na de boeking moet de aanbetaling binnen zijn.  U geeft daar het aantal dagen op waar binnen de aanbetaling bij U binnen zou moeten zijn. Zijn deze dagen verstreken dan wordt de cel rood van kleur.

 

Factuur.

  • U vult alleen het boekingsnummer in.
  • Klantnaam en alle gegeven van de boekingslijst worden opgehaald om de factuur samen te stellen.
  • U kunt indien gewenst de volgorde van de extra nog te verplaatsen.
  • De eigen regels die hier zijn ingevuld dienen als voorbeeld.
  • U kunt deze uiteraard ook weghalen.
  • btw specificatie U geeft per regel aan de rechterzijde een H of een L op. De specificatie vindt U onderaan de factuur
  • Als U in cel A40 een A plaatst kunt U de aanbetaling regelen, plaatst U geen A dan blijft dat gedeelte van de factuur blanco

werkwijze van de factuur: rechts naast de factuur buiten het printgedeelte vindt U onderstaande aanwijzingen

Contant factuur.

  • U geeft alleen het boekingsnummer op alle bijbehorende gegevens van de gast en het verblijf worden automatisch voor U opgezocht.
  • Van alle extra die gedurende het verblijf zijn gebruikt geeft U in de kantlijn het nummer op.
  • Met behulp van dit nummer wordt de bijbehorende omschrijving en de prijs per stuk ingevuld.
  • U hoeft U alleen nog maar de aantallen in te vullen.
  • Wilt U de betaalde borg via deze rekening verrekenen geeft dan code 30 op in A37 (dit is een vast cel adres), dat mag U niet veranderen, dit zorg er n.l. voor dat de betaalde Borg op de boekingslijst wordt opgezocht.
  • Vult U Cel A37 niet in dan gebeurd er verder niet. U bent hierin helemaal vrij.
  • De eerste factuur kunt U gebruiken als bevestiging en als factuur
  • Als U met de muis klikt in de blauwe regel. Kunt U daar handmatig de tekst veranderen

aanwijzingen contant factuur. Rechts van de factuur buiten het printgedeelte vindt U onderstaande aanwijzingen

Het Ms Excel Trika® rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis is gemaakt met Microsoft Office 2007.

  • Meer info over dit maatwerk rekenmodel via de contact pagina.
  • U kunt hier ook een pdf bestandje van het hierboven staande rekenmodel downloaden: Trika 12-2017Verhuuradministratie vakantiehuis
  • De prijs van dit rekenmodel is 175 euro er
  • deze prijs in inclusief kleine aanpassingen
  • Dit rekenmodel is een éénmalige investering.
  • U kunt steeds voor ieder jaar een nieuwe versie aanmaken.
  • U betaald geen jaarlijkse fee of maandelijkse abonnement.
  • Alle gegevens komen op Uw eigen PC te staan.
  • U heeft geen enorme Excel ervaring nodig om hier mee te kunnen werken.
  • Meer info: stuur een mailtje via deze link

 

Update 2017 verhuuradministratie vakantieverblijven tot 10 appartementen met facturen automatisch in het Nederland, Duits of Engels. verhuuradministratie 2017 vakantieverblijven Dit rekenmodel staat niet op de website

 

Verhuurt U per dag bezoek dan ook eens deze pagina: huisjes verhuur per dag

=====================================================================================================

voorbeeld maatwerk.

Haus Zur Billingsberge is een karakteristiek Oostenrijks landhuis. (Gebruikte namen en adressen zijn verzonnen) In het huis zijn 6 appartementen gevestigd. De verhuur wordt geregeld vanuit Nederland. Het beheer wordt uitgevoerd door een ter plaatse aanwezige huismeester. De huismeester krijgt zijn opdrachten via de mail voor een groot gedeelte uit dit rekenmodel. De 6 Nederlandse eigenaren maken op gezette tijden ook gebruik van het huis. Na een bezoek aan mijn website werd mij verzocht een rekenmodel te ontwikkelen uitgaande van het rekenmodel op deze pagina:verhuur vakantiehuis. Onderstaan rekenmodel is geleverd met cel bescherming zonder paswoord. En is steeds voor ieder jaar weer opnieuw aan te maken. Het rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis  heb ik tevens voorzien van een strokenplanner (strokenplanners) Waarin direct na invoering van aankomst- en vertrekdatums een overzicht van de bezetting is te raadplegen.

Onderaan deze webpagina kunt U een pdf-je met gebruiksadviezen downloaden

Voorbeeld boekingslijst:

boekingslijst_____________________________________________________________________________________

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

boekingslijst linkerzijde:

De boekingsnummers worden automatisch aangemaakt. Dit nummer haalt alle gegevens op voor de factuur/bevestiging en de verwerking bij de verhuuradministratie.

  • Zodra een verhuurverzoek binnenkomt, kunt U in de verhuuradministratie op de strokenplanner  direct controleren welk appartement nog vrij is. 
  • Vul de huiscode in, de boekingsdatum, de datum van aankomst en het aantal dagen dat men wil boeken.
  • De totale verhuurkosten worden direct voor U  uitgerekend.
  • Als één van de eigenaren gebruik maakt wordt de regel lichtblauw van kleur.
  • Zie boekingsnummer 2016006.
  • Ieder nieuwe huurder krijgt een klantnummer U moet daarvoor de klantenlijst (niet getoond) invullen

boekingslijstlinks

______________________________________________________________________

boekingslijst rechterzijde:

Deze gebruiker verhuurd altijd per week, mocht er ruimte in de planning zijn, dan wordt een uitzondering gemaakt.

  • Als per weekeinde of weekend wordt verhuurd plaatst U een X eerste kolom voor de omschrijving, hierdoor wordt de kolom totale huurkosten gekoppeld met de prijsafspraak die U in de prijskolom heeft vermeld.
  • U vult het klantnummer in en de naam van de gast wordt opgehaald.
  • Voor de eigenaren zijn de nummers 251 t/m 256 gereserveerd. wordt 1 van deze nummer gebruikt wordt de regel lichtblauw.
  • De eigenaren verblijven er gratis maar betalen alleen de eindschoonmaak kosten. Om de verhuurkosten op nihil te zetten dient U nog een X te plaatsten in de kolom Privé Gebruik.
  • Voor de toeristenbelasting dient U het aantal personen boven de 14 jaar op te geven en het aantal onder de 14 jaar.
  • Indien een kinderbedje en/of een kinderstoel gewenst is kunt U dat met een X aangeven
  • U kunt het gebruik van handdoek pakketten nog opgeven.
  • de verborgen regels voor prijs aanpassingen zijn hier geopend
  • De verplichte eindschoonmaak staat automatisch op de factuur.
  • In dit voorbeeld is het gebruik van de bergbahn opgenomen ipv huisdieren
  • Voor bijzonderheden kunt U het logboek gebruiken. Plaats in de achterste kolom het regelnummer van het logboek

boekingslijstrechts

Aanpassen prijzen bijkomende kosten:

Boven aan de boekingslijst kunt U bijkomende kosten aanpassen U kunt er ook de automatische boekingsnummers aanpassen

boekingslijstrechtsboven

____________________________________________________________

De klant factuur:

  • Op de factuur vult U alleen het boekingsnummer in.
  • Alle ander gegevens tot en met de naam van de klant worden automatisch voor U ingevuld.
  • De Paarse brede regel is een keuzelijst, U kunt kiezen uit factuur of bevestiging.
  • De factuur slaat U op als pdf bestand
  • Na gebruik maakt U de factuur weer leeg door het boekingsnummer weg te halen of te veranderen
  • btw berekeningen zijn uiteraard ook mogelijk maar die zijn niet meegenomen in dit voorbeeld i.v.m. verschillen in de diverse landen
  • De factuur is geheel in het Nederlands. In overleg met de gebruiker kan de factuur meer talig worden gemaakt waarbij d.m.v. een taalcode de juiste taal wordt gekozen

factuur

 

intern factuur bij eigen gebruik:

Door voorwaardelijke opmaak wordt bij eigen gebruik door onderstaand tekst zoals hierboven onzichtbaar gemaakt

factuureigen

_______________________________________________________________

Verhuuradministratie en bezettingsoverzicht

Iedere boeking die U op de boekingslijst verricht, plaatst U d.m.v. boekingsnummer ook op het tabblad administratie. Ieder huis/appartement krijgt zijn eigen kleur. boekingsregels door de weeks hebben een andere kleur dan bij aankomsten op zaterdag en zondagen. Het percentage van de aanbetaling en de betalingstermijn in dagen kunt U bovenin de kolommen N en P instellen. Vervallen posten worden rood van kleur. Posten die geheel zijn betaald worden groen van kleur. Hiermee heeft U ene afdoende debiteuren bewaking

Dit tabblad is ingedeeld als tabel en dient U te sorteren op datum van aankomst en Huis/Appartement. Vervolgens kunt U de bezetting aflezen c.q. controleren op automatische de strokenplanner. Na het sorteren klikt U op het minteken bovenin kolom X waarmee het administratieve deel dichtschuift en de strokenplanner zichtbaar wordt

administratieSorteren op aankomstdatum en Appartement nummer doe je zo:

sortop2niveaus

___________________________________________________________

Bezettingsoverzicht d.m.v. de automatische strokenplanner:

U vindt nu achter de kolom huis/appartement een strokenplanner in een jaaruitgave. Deze wordt automatisch gevuld als aankomst en vertrek is ingevoerd. In het voorbeeld hieronder ziet U bv op zaterdag 16 januari een wissel van vertrek en aankomst. Heeft U iets dubbel geboekt dan vindt U onmiddellijk 2 dezelfde kleurenbalken onder elkaar. De weekeinde in de strokenplanner zijn iets donkerder van kleur. Meer info over strokenplanners vindt U hier: strokenplanners

strokenplanner

Tabblad bestemd voor de huismeester:

In dit voorbeeld is er voor de eigenaren een huismeester ter plaatsen. Wekelijks wordt hij per mail geïnformeerd over aankomst en vertrek van gasten. Hiervoor hoeven alleen maar de betreffende boekingsnummers in de eerste kolom te worden vermeld. De huismeester ziet direct naam van de gast aantal personen en alle gewenste extra’s. Zijn er bijzonderheden die niet in dit schema passen dan worden ze in het logboek vermeld en krijgen ze in de achterste kolom een logboeknummer mee.

huismeesterHet logboek:

logboek_____________________________________________________________________

De prijslijst

prijslijstDe klantenlijst is verder niet afgebeeld.

__________________________________________________________________

 

 

Niet gevonden wat U zocht:

x