Verhuuradministratie vakantiehuis

Verhuuradministratie vakantiehuis.

Ms Excel ® Trika Rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis.  Veel gebruikers van verhuursoftware moeten zich aanpassen aan de gekocht software of men betaald een enorm uurloon om iets te laten maken. Ms Excel ® Trika Rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis heeft al menige keer als basis gediend voor een betaalbaar en betrouwbaar alternatief. En heel veel Ms Excel kennis heeft Uw er niet voor nodig. Bekijk op deze web pagina

Dit rekenmodel bestaat uit de volgende tabbladen:

  • Boekingslijst.
  • Logboek.
  • Klantenbestand.
  • Prijslijst.
  • Factuur.
  • Administratie/strokenplanner met bezettingsdatums.
  • Contant factuur.
trika verhuuradministratie vakantiehuizen boekingslijst verhuur vakantiehuizen

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

  • Aan bovenstaande boekingslijst worden een aantal tabbladen gekoppeld.
  • De boekingslijst haalt zijn gegevens op van de tabbladen prijslijst en Gasten(klanten)bestand.
  • De factuur, contant factuur, administratie en de strokenplanner met bezettingsdatums  halen hun gegeven op van de boekingslijst. 
  • Voor complexe berekeningen zijn een aantal hulpkolommen gebruikt deze zijn verborgen.
  • Met het automatisch boekingsnummer in de eerste kolom wordt iedere boeking op elk tabblad herkend.
  • Bijvoorbeeld: Boekingsnummer op de factuur invullen en de hele factuur wordt automatisch voor U aangemaakt.
  • Om er zeker van te zijn dat u geen formules beschadigd waardoor berekeningen niet meer juist zijn, is het rekenmodel voorzien van cel bescherming.
  • Het Ms Excel ® Trika Rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis is een eenmalige investering, U kunt het ieder jaar opnieuw aanmaken. Slaat U daarvoor een exemplaar  als reserve op

Hieronder vindt U per tabblad een uitleg met schermvoorbeelden

prijslijst

Jaarlijks aanmaken van het rekenmodel:

In Cel C1 plaatst U de eerste datum van het lopende jaar. In de cel er onder wordt het weeknummer van de datum erboven uitgerekend. Ook is de weeknummering aangepast naar Europese weeknummering .

Per appartement zijn er 3 regels:

  • In onderstaand voorbeeld op Regel 6 Het appartement bij verhuur per week.
  • Regel 7 Het appartement bij verhuur van een midweek.
  • Regel 8 Het appartement bij verhuur van een weekeinde.
  • U bent vrij om te bepalen hoeveel dagen een midweek of een weekeinde zijn.
  • De prijs wordt bepaald door de huurprijs die U in de betreffende week in de prijslijst heeft opgegeven.
Trika verhuuradministratie vakantiehuizen prijslijst verhuur vakantiehuizen

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Adressenlijst Op regel 27 t/m 40 dient U de vestigingsadressen vermelden, deze worden per boeking hier opgezocht. Bovenstaande appartementen kunnen zich  op 1 adres bevinden maar natuurlijk kunnen er ook 4 verschillende adressen zijn.

Voor een geringe meerprijs kan dit rekenmodel ook geschikt gemaakt worden voor meerdere appartementen.

Opbouw prijslijst: Iedere prijs in de prijslijst is gekoppeld aan de vorige, als U in week  5 de prijs aanpast worden alle achterliggende prijzen de nieuwe aangepaste prijs. Tot dat U de prijs weer aanpast. Hieronder ziet U staat In cel F6 staat 320 euro de cel ernaast wijst naar Cel F6, de cel ernaast verwijst weer naar de cel ervoor

trika verhuuradministratie vakantiehuizen detail van de prijslijst

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Prijslijst van de extra’s

Per boeking kunt U een aantal extra’s in rekening brengen. Op onderstaand schermvoorbeeld ziet U een aantal voorbeelden t/m de kolom Borg worden deze automatisch voor U uitgerekend. Er zijn nog 5 reserve kolommen.

trika verhuuradministratie vakantiehuis prijslijst extra voorzieningen

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Gasten(Klanten)lijst.

Bij iedere boeking dient U een nieuwe klant eerst op de klantenlijst te plaatsten hiermee wordt de klant d.m.v. het klantennummer  op de boekingslijst en op de factuur herkend

Trika verhuuradministratie vakantiehuizen de gastenlijst

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Boekingslijst linkerzijde.

  • Zodra U een huiscode opgeeft in kolom B wordt in kolom A een boekingsnummer aangemaakt.
  • Met dit boekingsnummer worden de boeking herkent op de bezettingsplanner en bij het administratie gedeelte
  • Met het boekingsnummer maakt U een complete factuur aan.
  • In kolom D geeft U de boekingsdatum op.
  • In kolom E de aankomstdatum en in kolom F het aantal dagen van het verblijf.
  • Bij het invullen van A. B. C. D. in kolom B wordt uitgegaan van een wekelijks verblijf.
  • Bij wekelijks verblijf wordt altijd afgerond in eenheden van 7 dagen.
  • Met behulp van de aankomst datum wordt het weeknummer uitgerekend (kolom H.I.J.K.) met dit weeknummer wordt de opgegeven huurprijs van de betreffende week ( of weken)  van de prijslijst afgehaald.
  • Bij een Lettercode W betreft de boeking een verblijf van weekeinde.
  • Bij een lettercode M betreft de boeking een verblijf van een midweek
  • De berekende prijs is de prijs door U opgegeven op de prijslijst in de betreffende week.
  • Kolommen R en S geven een kleurcode als de boeking een weekeinde of een midweek betreft. In kolom T plaatst U het gast(klant)nummer

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Boekingslijst rechterzijde.

  • In kolom V t/m X wordt U gevraagd het aantal gasten op te geven.
  • v.m. de toeristenbelasting is het van belang het verschil in leeftijd op te geven (dit kan per vestigingsplaats verschillend zijn, daarom kunt U de hoogte van deze belasting eventueel op de prijslijst aanpassen.
  • U kunt reserveringen voor een kinderbedje en bedlinnen opgeven door een X te plaatsen in de betreffende kolom. In de kolommen Z en AB geeft U eventueel aantallen op.
  • Deze kosten worden altijd berekend per week (er is geen prijsverschil tussen weekeind en midweek)
  • Kolom AK op het plaatje hieronder is een voorbeeld van een Extra. Regel 10 Gast Joke vd Berg heeft de groepsaccommodatie gehuurd en bij een bezetting boven de 21 personen wordt 40 euro extra schoonmaak kosten bereken.
  • Dit is een voorbeeld van een extra’s die zonder meerprijs in dit rekenmodel voor U kan worden gemaakt
verhuuradministratie vakantiehuis boekingslijst linkerzijde

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Strokenplanner met bezettingsdatums.

  • Zodra U een boekingsnummer in kolom B invult worden alle bijbehorende gegevens opgezocht.
  • De 4 appartementen hebben allen een eigen kleur.
  • In het voorbeeld hieronder ziet U dat het appartement Leeuw met boekingsnummer 2018002 en 2018006 beiden op 15 januari groen van kleur zijn.
  • In dit voorbeeld is de afspraak: voor 10:30 uur moet het appartement leeg worden opgeleverd en is het beschikbaar vanaf 15:30 uur.
  • Deze tijden staan op de factuur (kunt U zelf aanpassen)
verhuuradministratie vakantiehuis bezettingsoverzicht door automatische strokenplanner

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Administratie

  • Direct achter de boekingsgegevens op de strokenplanner is een gedeelte ingericht voor de betalingsadministratie.
  • Kolom M geeft het complete factuurbedrag.
  • In kolom N kunt U het bij U geldende aanbetalingspercentage vermelden.
  • U heeft 2 kolommen voor betalingsdatum en betalingsbedrag.
  • Eventueel openstaande bedragen worden  met rood aangegeven in kolom W
verhuuradministratie vakantiehuis administratie aanbetalingen

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Debiteuren bewaking.

Instellen van het aantal dagen dat de aanbetaling binnen moet zijn na de boekingsdatum.  Bovenin kolom P staat nu 9 d.w.z. binnen 9 dagen na de boeking moet de aanbetaling binnen zijn.  U geeft daar het aantal dagen op waar binnen de aanbetaling bij U binnen zou moeten zijn. Zijn deze dagen verstreken dan wordt de cel rood van kleur.

 

verhuuradministratie vakantiehuis zo werkt het debiteuren bestand

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Factuur.

  • U vult alleen het boekingsnummer in.
  • Klantnaam en alle gegeven van de boekingslijst worden opgehaald om de factuur samen te stellen.
  • U kunt indien gewenst de volgorde van de extra nog te verplaatsen.
  • De eigen regels die hier zijn ingevuld dienen als voorbeeld.
  • U kunt deze uiteraard ook weghalen.
  • btw specificatie U geeft per regel aan de rechterzijde een H of een L op. De specificatie vindt U onderaan de factuur
  • Als U in cel A40 een A plaatst kunt U de aanbetaling regelen, plaatst U geen A dan blijft dat gedeelte van de factuur blanco

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

gebruiksadvies van de factuur:

rechts naast de factuur buiten het printgedeelte vindt U onderstaande aanwijzingen

verhuuradministratie vakantiehuis uitleg factuur

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Contant factuur.

  • U geeft alleen het boekingsnummer op alle bijbehorende gegevens van de gast en het verblijf worden automatisch voor U opgezocht.
  • Van alle extra die gedurende het verblijf zijn gebruikt geeft U in de kantlijn het nummer op.
  • Met behulp van dit nummer wordt de bijbehorende omschrijving en de prijs per stuk ingevuld.
  • U hoeft U alleen nog maar de aantallen in te vullen.
  • Wilt U de betaalde borg via deze rekening verrekenen geeft dan code 30 op in A37 (dit is een vast cel adres), dat mag U niet veranderen, dit zorg er n.l. voor dat de betaalde Borg op de boekingslijst wordt opgezocht.
  • Vult U Cel A37 niet in dan gebeurd er verder niet. U bent hierin helemaal vrij.
  • De eerste factuur kunt U gebruiken als bevestiging en als factuur
  • Als U met de muis klikt in de blauwe regel. Kunt U daar handmatig de tekst veranderen
verhuuradministratie vakantiehuis contant factuur

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

aanwijzingen contant factuur. Rechts van de factuur buiten het printgedeelte vindt U onderstaande aanwijzingen

verhuuradministratie vakantiehuis gebruiksadvies contant factuur

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Het Ms Excel Trika® rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis is gemaakt met Microsoft Office 2007.

  • Meer info over dit maatwerk rekenmodel via de contact pagina.
  • U kunt hier ook een pdf bestandje van het hierboven staande rekenmodel downloaden: Verhuuradministratie
  • De prijs van dit rekenmodel is 175 euro er
  • deze prijs in inclusief kleine aanpassingen 
  • Dit rekenmodel is een éénmalige investering.
  • U kunt steeds voor ieder jaar een nieuwe versie aanmaken.
  • U betaald geen jaarlijkse fee of maandelijkse abonnement.
  • Alle gegevens komen op Uw eigen PC te staan.
  • U heeft geen enorme Excel ervaring nodig om hier mee te kunnen werken.
  • Heeft U vragen of wilt U meer info: stuur vrijblijvend een mailtje via deze link

Rekenmodel Bijkomende kosten verhuurvakantiehuis  Eindafrekening. (automatisch 3-talig)

 

Voor een gebruiker van mijn rekenmodel verhuur huisjes per dag werd een rekenmodel ontwikkeld voor alle bijkomende kosten tijden het verblijf van de gasten. Hierbij valt te denken aan fietshuur, deelname excursies,  deelnamen wekelijkse barbecue, extra schoonmaak i.v.m. huisdieren enz enz. Deze gebruiker heeft een 12 tal appartementen in Spanje. Er zijn gasten uit Nederland, Duitsland  en Engeland. Gewenst was een factuur in 3 talen. Dit rekenmodel is los te gebruiken.

 

Gastenlijst.

Op de gastenlijst is een kolom toegevoegd om de code van het appartement waar de gast verblijft te vermelden, tevens is achteraan een kolom toegevoegd waar U de Taalcode in plaatst

gastenlijst van het rekenmodel bijkomende kosten vakantiehuis eindafrekening

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Prijslijst.

De prijslijst heeft meer dan 100 regels. U kunt per regel de omschrijving in het Nederlands, Duits en Engels invoeren. Standaard geeft de 2e kolom de Nederlandse taal weer. Op het moment dat op de factuur een klantnummer is ingevuld, wordt op de klantlijst de de taalcode opgehaald en wordt in de eerste kolom de bijbehorende taal automatisch berekend deze wordt door gegeven naar de database waaruit de factuur wordt opgesteld

prijslijst van het rekenmodel bijkomende kosten vakantiehuis eindafrekening

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Het hoofdbestand.

Het hoofdbestand is reeds voorzien van de bovenzijde van de factuur. In het onderste deel zijn ongeveer 2200 invoer regels beschikbaar. Dit gedeelte is ingericht als tabel (database). Tijdens het gebruik van de database laat u de 2 gele cellen (B3 en D8) leeg. Het hel rekenmodel is nu opgemaakt in de Nederlandse Taal. Met de blokjes in de kolomkoppen kunt u filteren op naam of gastnummer.

hoofdbestand van het rekenmodel bijkomende kosten vakantiehuis eindafrekening

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Het Filter in het hoofdbestand gebruiken.

Op het moment dat U een eindafrekening nodig heeft vult U het gastnummer in de de datum van de factuur. U klikt op het grijze blokje en in het keuzescherm klik U op het gastnummer en geeft U okee

het filter gebruiken van de prijslijst van het rekenmodel bijkomende kosten vakantiehuis eindafrekening

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Het gefilterde resultaat.

Op het moment dat U het gastnummer heeft ingevoerd ziet U buiten het printgedeelte  cel A4 en A5 de code van het appartement en de taalcode die op de klantlijst is opgegeven. Na gebruik van het filter worden alle extra bijkomende kosten zichtbaar met een totaal telling.

de gefilterde gegevens van rekenmodel bijkomende kosten vakantiehuis eindafrekening

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Printafdruk van de factuur.

De factuur slaat U op als pdf bestand voor Uw eigen administratie  en print U uit voor de klant, waarna U het klantnummer en de datum van de factuur weer leeg maakt. Als U naar het filter gaat en klik op alles selecteren is het hoofdbestand weer gereed voor verder gebruik

Meer info via de contact pagina

x