factuur in Excel

Factuur in Excel.

Op deze pagina vindt U een aantal voorbeelden van facturen die ik in de loop der jaren heb gemaakt van van een simpel eenvoudig formulier in gericht als factuur met bedrijfslogo welke U geheel handmatig moet invullen. Tot een volledig automatische factuur die door een boekingsnummer geheel automatisch wordt ingevuld compleet met klantgegevens. Steeds probeer ik met tekst een uitleg te vertellen hoe ik een en ander heb gemaakt.

voorbeeld 1

  • Boekingslijst voor Uw facturen.
  • 2 sjabloon facturen 1x incl btw en 1x excl btw
  • Debiteurenbeheer en
  • sjabloon formulier Aanmaning.
  • leverbaar in 2 uitvoeringen.

1e Standaard uitvoering zonder debiteurenbeheer, als U alleen een facturatie systeem zoekt

 

Dit rekenmodel bestaat uit een boekingslijst waar U al Uw facturen in plaatst. Aan deze boekingslijst zitten 2 facturen gekoppeld. 1 factuur met prijzen inclusief btw en 1 factuur met prijzen ex btw. De factuur die U niet gebruikt kunt U verbergen. Facturen slaat U op als pdf bestand. Ook vindt U een klantenbestand en voor bijzonderheden een logboek. Hieronder vindt U alle info

Iedere regel heeft zijn eigen boekingsnummer (kolom A). Iedere factuur heeft zijn eigen boekstuknummer. (kolom B) Regels die bij elkaar horen krijgen dit zelfde nummer (kolom B). Aan dit tabblad zit een klantenlijst gekoppeld. Klantnummer invullen, kolom E wordt automatisch ingevuld. U geeft een omschrijving op (kolom F) het aantal stuks en de prijs p/stuk inclusief btw. In kolom I geeft U H og L op voor hoog of laag btw tarief

Boekingslijst linkergedeelte

Kolom J rekent de stuks prijs ex btw uit en kolom. Alles wat op 1 factuur komt te staan krijgt het zelfde boekstuk nummer. In kolom K geeft U d.m.v. een X aan dat er sprake is van het zelfde boekstuk nummer.  De regels die met de X worden samengevoegd krijgen en ander kleurtje. Kolom L geeft de totaalprijs ex btw en kolom M de totaalprijs incl. btw. Kolommen N en O zijn controle kolommen die de totalen weergeven bij samenvoegen op de factuur. Deze kolommen mag U ook dichtschuiven. Per regel dient U aan te geven of er wel of geen automatische incasso plaats vindt. Op de factuur wordt ja of nee gebruikt om de betalingsvoorwaarde te laten zien. Als op de klantenlijst het rekeningnummer van de klant is opgegeven vindt U dat teug in kolom G. Voor bijzonderheden is en logboek aanwezig, de bijzonderheid vermeld U in het logboek. Het een regelnummer van het logboek vermeld U in kolom R

Boekingslijst rechter gedeelte

Klantenlijst

Deze behoeft geen verder uitleg

Er zijn 2 gekoppelde facturen in dit rekenmodel.

  • met prijzen ex btw. De btw wordt op de factuur uitgerekend en bijgeteld.
  • met de prijzen incl. btw. De btw wordt op de factuur uitgesplits

factuur ex btw bovenste deel.

Kolommen A,B en C staan buiten het printgedeelte . In de cellen B19-B25 vermeldt U het boekingsnummer. Dit nummer haalt alle bijbehorende gegevens op en vult geheel automatisch de hele factuur. Cel B19 regelt ook de adressering en het factuurnummer. Ook wordt de vervaldatum uitgerekend.

factuur ex btw onderste deel.

Het woordje Ja of Nee regelt de betalingsafspraak (boekingslijst kolom P)

factuur incl btw bovenste deel.

Op deze factuur worden de verkoopprijzen incl. btw weergegeven en onderaan wordt de btw uitgerekend.

factuur incl btw onderste deel.

Logboek

Bijzonderheden vermeldt U in het logboek  het regelnummer op de boekingslijst in kolom R

bestelcode facturatie 2019-003 kosten zijn 49,50 euro info of bestel mail

——————————————————————–

voorbeeld 2

  • Boekingslijst voor Uw facturen.
  • 2 sjabloon facturen 1x incl btw en 1x excl btw
  • Debiteurenbeheer en
  • sjabloon formulier Aanmaning.
  • leverbaar in 2 uitvoeringen.

2e uitvoering met uitbreiding debiteurenbeheer.

Alle regels op de boekingslijst van uw facturen worden per klantnummer automatisch getotaliseerd op het tabblad debiteurenbeheer.  U hoeft alleen maar in kolom Z de datum van ontvangst v.d. betaling in te vullen. Kolom AA krijgt dan automatische een X, deze X wordt gebruikt om op het debiteurenoverzicht een betaling door te even.

Betaaldatum  verstreken.

Op het tabblad klantenlijst vindt U een kolom waar U de afgesproken betalingstermijn met U klant kunt opgeven. Dat kan per klant verschillend zijn. Als de betalingstermijn is verstreken krijg de regel een rode kleur mee

Betaaldatum  facturen opgeven

In kolom kolom X wordt de vervaldatum uitgerekend, zodra de huidige datum in cel A1 groter of gelijk is aan de vervaldatum wordt een rode kleur ingevuld. Als U in kolom Z de betalingsdatum invult wordt kolom AA voorzien van een X en wordt de rode kleur opgeheven. Voor een aantal berekeningen zijn hulpkolommen nodig die zijn verborgen.

Debiteurenbeheer.

Op het betalingsoverzicht wordt d.m.v. het klantennummer het totaalbedrag van de facturen uitgerekend. Met behulp van het klantennummer en de X uit kolom E wordt per klantnummer het totaal bedrag aan betaalde facturen uitgerekend. Het totaal aan openstaande facturen vindt U terug in kolom G

Aanmaning.

Ook is er een aanmaning voor u aanwezig. Alleen de kop van dit formulier kunt U invullen met het klantnummer in cel B6. De grijze cellen geven de buitenzijde van de print weer.

Download gratis pdf bestand met uitleg: facturatiesysteem met debiteurenbeheer

bestelcode facturatie/DebBeh 2019-004 kosten zijn 62,50euro info of bestel mail

————————————————————————————————————————————————-

Factuur gekoppeld aan mutatieblad en klantenbestand

Voor dit voorbeeld heb ik gebruik gemaakt het rekenmodel Voorraadbeheer Trika 2014. Onderstaand het Mutatieblad waar U de inkopen en de verkopen vermeld. Dit blad is gekoppeld aan het hoofdbestand. Door het invullen van het artikelnummer worden alle bijbehorende gegevens in het hoofdbestand opgezocht. In de formulebalk ziet U een voorbeeld van de gebruikte formule. Op dezelfde manier wordt ook de klantnaam opgezocht. Let op het klantnummer

Klantenbestand:

De factuur:

Het eerste artikelnummer 301 in kolom E zorgt er voor dat het klantnummer in cel D5.  In de formule balk ziet U de formule. De formule zegt eigenlijk: Als in cel 14 niets staat, moet er niets gebeuren. Anders moet de inhoud van cel E14 opgezocht worden in het mutatieblad tussen cel/kolom C4 t/m S1641 de waarde uit de 10 kolom moet worden gevonden.

Met een zelfde soort formule wordt de inhoud van D5 gezocht worden voor naam Adres Postcode en Woonplaats

 

Voorbeelden gebruikte formule voor het invullen van de factuur:

Aantal: .=ALS($E14=””;””;VERT.ZOEKEN($E14;MUTATIES!$C$4:$S$1641;8;ONWAAR))  Kolom J de 8e kolom

Omschrijving: .=ALS($E14=””;””;VERT.ZOEKEN($E14;MUTATIES!$C$4:$S$1641;6;ONWAAR)) Kolom H de 6e kolom

 

2e voorbeeld

Factuur met ingebouwd calculatieschema met kortingsstaffel

automatische factuur: door het invullen van het boekingsnummer 201612001 (in dit voorbeeld) worden alle gegevens boven de streep automatisch ingevuld. Waar U FACTUUR en VERHUUR ziet staan zijn de cellen ingericht met keuzelijstjes. Bij FACTUUR kunt U kiezen uit Contant factuur en Credit Factuur.  Bij verhuur kunt U ook kiezen uit pakbon magazijn bon. Keuzelijstjes maak je met validatie (uitleg vindt U op deze pagina)

Alleen in de vakjes met het stippellijntje kunt U wat invullen, alle andere gegevens worden automatisch ingevuld. Zodra u onder de streep het nummer invult wordt van de boekingslijst het debiteurennummer via verticaal zoeken opgezocht. Op de boekingslijst worden nog meer gegevens vermeld zoals bv de interne code welke wordt gebruikt om een met de klant afgesproken korting te berekenen deze kan per artikelgroep verschillende zijn

 

 

De inhoud van het keuzelijstje kunt U buiten de print aanpassen met eigen tekst

 

 

Onder de streep worden dmv verticaal zoeken de verhuur periode en de huurprijs automatisch ingevuld en de eind totalen uitgerekend

kortingstabel.

Per klant wordt een korting afgesproken, deze kan per artikelgroep maar ook per klant verschillen. de kortingscode ziet U in de eerste kolom. Deze kortingcode wordt ook per relatie in het relatie bestand vermeld. op de factuur vindt U boven rechts de omschrijving interne code. Als de code 0 is (oa contante verkoop) wordt door voorwaardelijke opmaak op de factuur alle omschrijvingen van de kortingen voorzien van witte tekst zodat deze tekst voor klanten die geen korting krijgen onzichtbaar is

korting zoektabel:

In een verborgen gedeelte onder de factuur wordt de interne code in dit voorbeeld 20 onderaan vermeld d.m.v. cel verwijzing naar rechtsboven vervolgens worden d.m.v. horizontaal zoeken de bijbehorende kortingspercentages opgezocht   formule in de cel waar 10% staat onder de 1 =ALS($B108=””;””;VERT.ZOEKEN($B108;kortingstabel!$B$5:$Z$20;2;ONWAAR)) dit is een verwijzing naar de kortingstabel hierboven.

kortings calculatie

Kortingscalculatie wordt uitgevoerd in een verborgen gedeelte recht van de factuur. Bovenstaande factuur is ingericht voor 7 verschillende verhuur producten en 9 verschillende regels voor verkoop. bv Huur elektrisch gereedschap. de bijbehorende beitels moet U kopen. Per regel is de korting code klant gelijk maar per artikelgroep kan er een verschil zijn. De kortingen komen in een totaal bedrag op de factuur terecht

 

in kolom kortingscode staat deze formule =$J$15 dit is een verwijzing naar de cel waar de interne code in staat (20) boven in rechts op de factuur. Waar code 2 staat vindt je een verwijzing naar het hoofdbestand. .=ALS($B75=””;””;VERT.ZOEKEN($B75;Hoofdbestand!$B$6:$Q$1478;5;ONWAAR))  $B75 is het artikelnummer  met dit nummer moet de bijbehorende kortings-groepnummer worden opgezocht in kolom 5. de uitkomst is 2. Vervolgens wordt met horizontaal zoeken het bijbehorende kortingspercentage in een verborgen deel onder de factuur opgezocht: =ALS($R75=””;””;HORIZ.ZOEKEN($R75;$D$107:$AB$108;2;ONWAAR)) $R75 is de cel R 75 (regel 75 kolom R op het plaatje de eerste cel waar 2 in staat. D107-AB108 is het verborgen deel onder de factuur

——————————————————————————-

Bastion schoonmakers van huis uit.

Een voorbeeld van een simpel rekenmodel werkzaamheden met daaraan gekoppelde factuur.

Dit rekenmodel bestaat uit een database met allerlei werkzaamheden en materialen met vermelding van rekeneenheden, btw percentages en bijbehorende prijzen. Ook is er een database gemaakt waarin alle klanten worden vermeld. Deze 2 data bestanden worden gekoppeld aan een werklijst waar alle werkzaamheden in worden genoteerd.

database werkzaamheden en materialen

Database klantenbestand

Werklijst:

Iedere complete order krijgt een opvolgende boekingsnummer. Alle bijkomende items krijgen hetzelfde volgnummer gevolgd met een letter. Om de omschrijving in te vullen gebruikt U het nummer uit de database werkzaamheden en materialen, alle blauwe kolommen worden automatisch ingevuld dmv verticaal zoeken (hoe doe je dat) vervolgens vult U het klantnummer in. Het volgende boekingsnummer op onderstaande lijst zou 20170002 worden.

Factuur boven zijde:

Kolom A staat buiten het printgedeelte. Zodra U het boekingsnummer 20170001 invult wordt de eerste regel raamwassing buiten met behulp van verticaal zoeken vanaf de werklijst compleet ingevuld. tevens worden de klantgegevens automatisch ingevuld. Factuurnummer is boekingsnummer. Datum factuur formule =(NU). Vervolgens dient U nog de bijbehorende nummers in te vullen.

 

Onderzijde van de factuur:

voor uitleg btw berekeningen 21% en 6% zie uitleg bij het volgende plaatje

Uitleg btw berekeningen:

Buiten het printgedeelte op de zelfde hoogte als de factuur regels wordt in kolom M en N met behulp van de getoonde formule gekeken of er een H of een L in kolom G staat, vervolgens wordt het bedrag in kolom M of N geplaatst. In het gele vakje onderaan de factuur ziet U de optelling van kolom M regels 19 t/m 30

 

Als U vervolgens van deze factuur een sjabloon maakt, kunt U de originele factuur als reserve bestand in dit rekenmodel verbergen. U hoeft in Uw Excel programma maar op nieuw te klikken om een complete lege factuur aan te maken. Hoe maak je nu een sjabloon, het lijkt moeilijker als dat het is op mijn pagina steigerverhuur vindt U onderaan een complete uitleg met plaatjes

Geen tijd/zin om een rekenmodel als boven omschreven te maken, dit rekenmodel U ook bestellen de kosten zijn 14,50 euro bestelcode bastion 2017-001 info of bestel mail

x