rooster zorgsector voor kleinschalige instellingen

Het Trika Ms Excel Rooster een planningsrooster voor de zorg

Het Trika Ms Excel Rooster een planningsrooster voor de zorg werd enige jaren geleden op aanvraag van een zorgmanager door mij ontwikkeld. In de betreffende zorginstelling had iedereen die wat te plannen had wel een roostertje in gebruik en door de veelheid van verschillende roosters kwam de administratie er vaak niet helemaal uit.

Het rekenmodel versie 2021-12 berekent:

  • De gewerkte uren.
  • De bijbehorende onregelmatigheidstoeslagen.
  • Indien van toepassing de slaapuren.
  • Ziekte uren.
  • Opgenomen vakantie uren.
  • indien van toepassing de PBL uren.

Het rooster wordt veelal gebruikt door kleinschalige instellingen in de zorgsector. Deze instellingen investeren liever niet in kostbare Roosterprogramma met een jaarlijkse gebruikers fee en regelmatig terugkerend onderhoud.

Het Trika® Roosterprogramma is een jaarrooster en bestaat uit de volgende tabbladen:

  • Tabblad Medewerkers.
  • Tabblad Code en werktijden
  • 12 Tabbladen januari t/m december
  • Tabblad jaaroverzicht
  • Tabblad extra uren
  • Tabblad extra uren administratie
  • Tabblad Zwangerschapsverlof
  • Tabblad overzicht plus/min uren
  • Tabblad min/max uren
  • Tabblad  Autorisatie gebruik Trika Rooster

Het rooster is een  éénmalige investeringen. Als U een reserve exemplaar opslaat kunt U daar ieder jaar een nieuw rooster van aanmaken. Het rooster wordt op naam van de gebruiker aangemaakt. Als autorisatiecode wordt de postcode gebruikt.

Lijst medewerkers linkerzijde:

In regel 1 past U het rooster aan voor de bij U geldende cao: C1 contracturen bij fulltime contract, E1 recht op vakantie uren bij fulltime contract G1 PBL uren bij een fulltime contract. In O1 maakt U het rooster voor een heel jaar aan.

  • In kolom B en C vult U de medewerkers in met hun contract uren.
  • In kolom E vermeldt U de extra rechten vakantie uren op fulltime basis.
  • In kolom G geeft U aan of de medewerker al 1 jaar in dienst is of anders het aantal maanden voor de berekening van de uren. Voor de juiste berekening van deze maanden bv bij in dienst per 15-7 is een maandcalculator aanwezig in het rekenmodel.
  • Alle donker blauwe kolommen worden verder automatisch berekend.
klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Lijst medewerkers rechterzijde:

In dit gedeelte geeft U de eventuele compensatie uren op i.v.m. werken op feestdagen. Uiterst rechts kunt U de wijze van berekening van de PBL uren opgeven. De rechten worden naar rato van contract uitgerekend.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

tabblad codes en werktijden bovenste deel:

Op deze lijst kunt U tot maximaal 42 verschillende verschillende diensten opgeven met de daarbij behorende ORT uren. De codes gebruikt U op de roosterbladen. Van de eventuele slaapuren geeft U op het tabblad codes de werkelijke uren op. Ze worden in de berekeningen terug gerekend naar 50%

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Tabblad codes en werktijden onderzijde:

Op regel 48 en 50 vindt U de code voor ZIEK en VAKANTIE de daar aan gekoppelde uren worden berekend naar rato contract uren per week. Regel 52 t/m 60 zijn de vakantie codes voor losse uurtjes

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Roosterblad linkergedeelte:

  • Als U het tabblad medewerkers compleet heeft ingevuld vindt U direct alle medewerkers in de roosterbladen terug.
  • In kolom D en E de inzetbare uren per maand/jaar. tijdens het invullen van de diensten kunt U de reeds geboekte uren aflezen in kolom A en in kolom B vindt U de rest uren.
  • Vakantie en ziekte uren worden afgeboekt van de Bruto maand uren.
  • In het rooster ziet U op Zaterdag en Zondag een andere cel kleur. dit wordt ieder jaar automatisch aangepast. In februari is een speciale berekening ingebouwd i.v.m een eventueel schrikkeljaar
klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Roosterblad linkerzijde:

  • In de kolommen AK en AL vindt U de vakantie opname en de resteerden vakantie uren.
  • Bij eventuele arbeidsongeschiktheidsuren vindt U deze in kolom FA.
  • De vakantie en ziekte uren worden berekend naar rato van contract. bv fulltime 36 uur 1 dag is 7,6 uur  parttime 18 uur 1 dag is 3,8 uur

Onregelmatigheidstoeslag:

Vanaf kolom AGP t/m kolom AGW kunt U de berekende onregelmatigheidstoeslagen per maand terug vinden

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Overige Uren.

U herkent het vast wel, Een dienst loopt uit i.v.m. een calamiteit. Medewerker is 1,5 uur langer op het werk. Of een medewerker gaat na haar dienst nog even met een bewoner naar de tandarts. Dit soort uren kunt U bijhouden op het tabblad Extra Uren. U heeft ongeveer 550 regels beschikbaar. Standaard staat kolom L ingesteld op 1 (=100% uren) dit komt nl het meest voor. U kunt kolom L handmatig overschrijven bv 60% zondagsuren is code 6

Gebruikt U deze staat ook voor een niet bestaande dienst dan kunt U de formules in kolom   O t/m U ook handmatig overschrijven.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Jaaroverzicht overige uren

Onderaan bovenstaande rekenmodule vindt U een compleet jaaroverzicht

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Administratieve verwerking  overige uren.

Op een volgend tabblad kunt U voor de loon administratie steeds een compleet maandoverzicht aanmaken. U hoeft alleen maar in de gele cel het maandnummer in te vullen. Dit schema kunt U uiteraard uitprinten voor de loonadministratie.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Bij de laatste update werd kolom AGW aangepast voor een correcte berekening van de slaapuren. Op het tabblad codes en werktijden geeft U het werkelijk aantal slaapuren op. Bij onderstaande specificatie wordt 50% berekend.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

jaaroverzicht gesloten

In het jaaroverzicht vindt U alle uren per maand gespecificeerd terug. i.v.m de grote van deze lijst zijn de maanden dicht gevouwen. Op het volgende plaatje vindt U de maand mei geopend.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

jaaroverzicht met 1 maand open geklikt:

Door op het plus of min blokje te klikken kunt U de maanden open vouwen.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

De maandelijkse aanpassing van de berekende slaapuren vindt U uiteraard ook terug in het jaaroverzicht

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Medewerkers overzicht:

Per medewerker kunt U een jaaroverzicht aanmaken. U hoeft slechts het medewerkers nummer in te voeren en U heeft een overzicht. Contract uren vs gewerkte uren. Tevens heeft U hier inzicht in arbeidsongeschiktheidsuren en opgenomen vakantie. Regel 27 – 29 geeft de mogelijkheid tijdig bij te sturen bij min- max contracten

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Maak nu kennis met het unieke Trika Ms Excel Rooster het meest gebruiksvriendelijke rooster in Ms Excel:

  • Op aanvraag wordt Via de mail een uitlegbestand in pdf aan U verzonden
  • Voor info betreffende bovenstaand rooster  is ook een 06 info nummer beschikbaar. Dit 06 nummer is bereikbaar na het maken van een bel afspraak. Via de contact pagina.kunt U een bel afspraak maken. Wacht even de bevestiging af waarin ook het 06 nummer wordt vermeld.
  • Dit rooster is locatie gebonden en wordt uitsluitend geleverd op naam en postcode van de locatie
  • Het rooster kost 95,00 euro bestelcode TrRoost-2021-12. Dit rooster kunt U steeds ieder jaar opnieuw gebruiken, sla daarvoor een reserve bestand op
  • Software wordt altijd geleverd na ontvangst van de betaling.

Meer info of bestellen via de contactpagina.

Meer Roosters op deze website vindt U hier: