Sjabloon voor een prijslijst maken

Op deze pagina ga ik U stap voor stap uitleggen U een een sjabloon voor een prijslijst kunt maken. Het uitgangspunt is een prijslijst voor de niet bestaande Herberg Het Vechtse Veerhuis. De meeste producten zitten vast in het assortiment maar vanwege seizoensproducten, wisseling van week en maandaanbiedingen moet de prijslijst regelmatig worden aangepast. Waarbij de de pagina’s met wijzigingen moeten worden vervangen.

Het uitgangspunt is de artikelenlijst die éénmalig per artikelgroep wordt aangemaakt: Deze lijst bestaat uit bijna 900 regels. Hij is onderverdeeld in hoofdgroepen en bijbehorende artikelen. De hoofdgroepen vangen aan in 1000 tallen waarbij het eerste nummer van het artikel wordt bijgeteld. Het voordeel is als U in de prijslijst een artikelgroep plaats Weet U direct met welk nummer de groep begint. Bv Hieronder 1001  ie artikel =1

Hieronder ziet U de groep specials met nummer 1723, de artikelen beginnen bij 723. U kunt net zoveel groepen aanmaken als U wilt. Heeft U meer dan 900 regels nodig voegt U die er simpelweg tussen

DE nummers worden gebruikt om Uw prijslijst automatisch te vullen

Even voor het gezicht het eindresultaat:

Automatische prijslijst met 2 kolommen:

Automatische prijslijst met 1 kolom:

Nu heeft U het eind resultaat gezien en ga ik hieronder verder met de uitleg hoe je dit zelf kunt maken.

Bij de verwerking is gebruik gemaakt van de Excel functie verticaal zoeken en dit heb ik gecombineerd met voorwaardelijke opmaak daarover later meer. In het eind resultaat zijn een aantal kolommen verborgen: In het rekenmodel heb ik de kolommen B en H verborgen achter een kruisje (zie groeperen van kolommen en rijen) Deze kolommen zijn alleen geopend nodig bij het aanpassen van de prijslijst. Door bij voorwaardelijke opmaak een kleur op te geven als de getallen in de hoger zijn als 1000 krijgt U het kleurtje. Wilt U een andere kleur dan past U dat aan bij voorwaardelijke opmaak regels beheren.

In kolom B en H komen de zoekwaardes waarmee de inhoud van de cellen van kolommen D en F  en J en L worden opgezocht d.m.v. verticaal zoeken.  De donkere kleur aanpassing wordt d.m.v. voorwaardelijke opmaak uitgerekend waarbij de formule voor kolommen B t/m F er als volgt uit ziet: =B6>=1000. U bent geheel vrij om welk lettertype U wenst te gaan gebruiken

Dan gaan we nu punt voor punt de hele werkmap opzetten:

Lees eerste de tekst door en zoek na wat U niet begrijpt bv doorvoeren/reeks effen uitpluizen dan werkt het makkelijker.

• Open een Ms Excel werkmap en geef hem een naam.  Probeer dezelfde kolommen en regelnummers te gebruiken dan kunt U formules vanaf deze website kopiëren in Uw bestand
  
• Geef de omschrijvingen op regel 2 ark nr – omschrijving – extra vermelding – prijs vul in B3 1001 in  en er onder 1.
• Selecteer cel B4 ( waar de 1 in staat) en houdt de muis vast en ga  naar onderen toe tot regel 1000
• Ga boven in het menu van Excel naar het icoon doorvoeren en kies daar voor reeks geef op dat iedere cel met 1 moet oplopen en geef daarna een enter.
• Uw formulier  heeft nu in kolom B staat 1001 en daaronder 1 t/m 1000

Bepaal nu het aantal regels dat U per hoofdgroep denk nodig te hebben stel bv dat U voor 50 kiest.

• Als het goed is staat nummer 50 op regel 53. rechtsklik in regel 54 en kies in het keuzelijstje wat U nu ziet voor invoegen.
• Er komt nu een lege regel plaats daar het nummer 1000 in plus het nummer wat er onderstaat dus 1051.
• Maak nu de volgende groep aan ga naar regel 105 rechtsklik op het nummer in de kantlijn en kies voor invoegen. plaats het nummer 1101
• Maak zoveel groepen aan als U nodig heeft
• Regels die U niet gebruikt verwijderd U niet maar verbergt U: selecteer in de kantlijn alle regels die U niet gebruikt en kies voor verbergen
• In kolom D staat ———————— dit is voor extra vermeldingen in de kaart met enkele kolom voor bv per fles of alleen in het seizoen als ik er niets invul staan er allemaal 0000 en dat staat niet mooi. Zet het in de bovenste regel en trek dat door tot aan regel 873. Hoe vul regel 4 met ————– selecteer nu regel D4 tot aan D1004, druk Command-toets in en een D waarna de kolom automatisch wordt gevuld
• Voor een beetje overzicht Geef de 1000 tallen een ander kleurtje.
• Geef de 1000 tallen een omschrijving in kolom C.
• Vul vervolgens de artikelen en prijzen in.
• Als U wat voorbeelden heeft gaan we verder met het aanmaken van de kaarten

Cel adressen voor onderstaande formule:

• Artikel ID in B is de eerste rij 1
• Omschrijving in C  is de 2e rij  2
• extra melding in D is de derde rij 3
• prijs in E is de vierde rij 4

Prijslijst met dubbele kolommen.

• Alle omschrijvingen worden met behulp van verticaal zoeken opgezocht de zoekwaarde is het nummer in kolom B en H
• De formule ziet er zo uit: =ALS($B6=””;””;VERT.ZOEKEN($B6;’artikelen ‘!$B$3:$E$873;2;ONWAAR))
• ALS($B6=””;””; hier staat als in cel B6 niets staat, dan moet er niets gebeuren en anders
• VERT.ZOEKEN($B6;’artikelen ‘!$B$3:$E$873 hier staat verticaal zoeken op het tabblad artikelen (zo heb ik mijn eerste blad genoemd) vanaf regel/cel B3 t/m E 873 (laatste regel in mijn bestand)
• ;2;ONWAAR))er moet gezocht worden in de 2e kolom. en onwaar wil zeggen er moet exact gevonden worden
• Voor Uw gemak heb ik de kolommen in het tekeningetje hierboven genummerd van 1 t/m 4
• 1 ding moet ik U nog uitleggen het gebruik van de dollartekens, hiermee kun je adressen vast zetten en daardoor de formules makkelijker kopiëren

 

Maak nu het volgende blad aan ik heb het genoemd prijslijst 2 kolommen.laat de kolommen E en  K gewoon zichtbaar en pas die ook aan deze worden later in dit blad verborgen een kopie van dit blad gebruiken we voor de prijslijst met 1 kolkom

• Geef de achtergrond een kleurtje A1 t/m M 873. en laat de kolombreedte nog even voor wat ze zijn.
• In het plaatje hieronder heb ik de kop verborgen regels 1-5
• Type of kopieer deze formules  =ALS($B6=””;””;VERT.ZOEKEN($B6;’artikelen ‘!$B$3:$E$873;2;ONWAAR)) in cel D6
• Hoe doe je kopiëren: selecteer de formule op de website, druk de controltoets in en de C (van kopiëren) ga naar je Excel klik in cel D6 druk de controltoets in en de V (van verplaatsen) en klaar bent U. Lukt het verplaatsen niet, doe dan eerst Control C op mijn website en rechtsklik in je Excel op D6 kies in het schermpje bij rechts klikken voor plakken speciaal en kies formule dan lukt het wel
• Selecteer D6-E6-F6 geef toetsenbord commando Control R
  
• Als U 1001 hebt aangemaakt met de naam koffie staat nu in beiden het woord koffie
• In kolom E moet gezocht worden in kolom 3, maak daar van de 2 een 3 In kolom F moet gezocht worden in de kolom waar de prijs staat dat is in je artikelenlijst kolom 4, dus moet je de formule in kolom F de 2 in een 4 veranderen.
• En nou selecteer je de formules van regel 6 D E en F en kopieer je deze in J K en L
• Je heb nu nog maar 1 aanpassing nodig in het linker deel wordt alles opgezocht door het getal in kolom B zie: ALS($B6=””;””;VERT.ZOEKEN($B6;’artikelen ‘!$B$3:$E$873;2;ONWAAR waar nu B6 staat 2x maak je H6 van

Voorwaardelijke opmaak

• Je zou nu per deel de formules naar beneden kunnen kopiëren.
• Maar eerste regelen we via voorwaardelijke opmaak de donkere kleur nog.
• Dat doe ik deel voor deel eerst het linker deel selecteer B6 t/m F6 en ga naar voorwaardelijke opmaak.
• Om te voorkomen dat ik in kolom B en F nullen zie in het blauwe kader heb ik in de eerste regel opgegeven dat als het getal in B6 hoger is dan 1000 dat het lettertype dezelfde kleur moet krijgen als het blauwe kader dan valt het niet op.
• In de 2e regel heb ik opgegeven dat als het getal in B6 hoger is dan 1000 wil ik de opgegeven donkere kleur.
• Als U vervolgens ook het rechterdeel heeft voorzien van de voorwaardelijke opmaak kunt U deel voor deel naar beneden door kopiëren. In mijn opzet ben ik door gegaan naar regel 1086, wat U niet gebruikt blijft blanco

 

kolommen dichtschuiven:

In het uiteindelijke eindresultaat willen we de kolommen B en H niet zichtbaar hebben, deze openen we alleen bij een aanpassing. Dit doen we met groeperen van regel en kolommen: U vindt de uitleg hier: groeperen van kolommen 

Als U de groepering klaar hebt kunt U de kolommen op maat maken recht klik in de kolomletters en kies voor kolom breedte A-C-G-I en M heb ik op 3,5 gezet. B en F heb ik op 6 gezet E en K heb ik verborgen (rechtsklik op kolomletter en kies verbergen) D en J heb ik staan op 23.

Voor de breedte prijslijst maakt U ene kopie van boven staande (rechtsklik op tabje en kies voor kopie maken en naam aanpassen) Verwijder het rechter deel en maak kolom E zichtbaar. Vervolgens hoeft U alleen maar de kolombreedte aan te passen.

 

Nu rest nog alleen de printinstellingen: Ga in Excel bovenin naar het tabblad Pagina indeling. Selecteer alle kolommen van de prijslijst die in Uw print zichtbaar moeten zijnen klik op het icoon afdrukbereik bepalen. Vraag naar afdrukvoorbeeld en ga daar naar pagina instellingen, hier kunt U marges en het percentage aanpassen. Geef ook nog even aan dat U alle pagina’s wilt beginnen met Uw logo en bedrijfsgegevens welke U in de eerste 5 regels hebt staan. Dat doet U bij printinstellingen door op het icoon titels afdrukken te klikken en geef eventueel op dat U pagina nummers wilt afdrukken, dat si weer makkelijk als U aangepaste pagina’s opnieuw wilt afdrukken

Tot zover mijn uitleg, als U punt voor punt deze pagina volgt bent U in staat een mooi sjabloon te maken waarvan U jaren plezier kunt hebben. U bent niet gebonden aan mijn kleuren en lettertypen. Print desnoods deze webpagina even uit. Maak er geen haast werk van maar Trek er 2 a 3 middagen voor uit, U wilt er tenslotte een mooi resultaat van krijgen.

Ontbreekt U de tijd: Dit door mij ontwikkelde rekenmodel staat geregistreerd als Trika sjabloon automatische prijslijst U kunt het kant en klaar bestellen zoals het op deze website staat, de kosten zijn 19,50 euro. Bestellen of meer info via de contact pagina

x