uren registratie en facturatie zzp in de zorg

Uren registratie en facturatie zzp in de zorg

Deze pagina is in voorbereiding v.a. 07-11-2018

Voor de zorg sector waar onderstaande onregelmatigheidspercentages worden gebruikt is een bijna automatisch rekenmodel leverbaar. Slechts een geringe ervaring met MS Excel is nodig om dit rekenmodel te kunnen gebruiken

geschikt voor ORT berekeningen: cao van Verpleeg en verzorgingshuizen – Thuis Zorg – Gehandicaptenzorg en GGZ

Dit rekenmodel is er in 2 verschillende uitvoeringen:

  • Administratie zorgkantoor of uitzendbureau in de zorg.
  • Administratie voor ZZPers in de zorg.

Besproken wordt het rekenmodel administratie zorgkantoor of uitzendbureau. Onderaan de uitleg ziet U de verschillende t.o.v. het rekenmodel voor ZZPers

De ORT calculator linker gedeelte

Alleen de licht gekleurde cellen mag U invullen. Er is ruimte voor maximaal 150 verschillende  opdrachtgevers en tot 200 verschillende medewerkers. In kolom N kunt U eventuele slaapuren (cao:GGZ)  kwijt. In kolom T kunt U met een code aangeven met welk percentage de slaapuren moeten worden verrekend. Dat kan zijn:

  • Een doordeweekse nachtdienst 1
  • Een nachtdienst van vrijdag op zaterdag 2
  • Een nachtdienst van zaterdag op zondag 3
  • Een nachtdienst op een feestdag 4
  • De opgegeven uren worden van de aangeven nachturen afgetrokken

 

U vult in de kolom U de starttijd op en in kolom W de eindtijd.  In een verborgen gedeelte van het rekenmodel worden de gewerkte uren berekend naar de juiste ORT kolommen.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

De ORT calculator rechter gedeelte

Met code 10 in de kantlijn kunt U een feestdag opgeven. Alle gewerkte uren op die dag vallen onder de ORT percentage feestdagen.

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Lijst opdrachtgevers

U kunt tot ongeveer 150 verschillende opdrachtgevers in dit rekenmodel kwijt. In het schema zijn nog een aantal kolommen vrij voor meer gegevens. Wil de opdrachtgever een referentie nummer op zijn factuur hebben dan zou daar een kolom voor kunnen worden ingericht. Waarmee dit referentie nummer automatisch op de factuur komt.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Lijst medewerkers.

U kunt hier ongeveer 275 medewerkers kwijt. In kolom F vindt U het uurloon van de medewerker. In kolom G kunt U een tariefcode kwijt. ort berekeningen voor de medewerkers gaan over het uurloon. En kolom G wordt gebruikt op de facturen

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

De database

i.v.m. de complexe berekeningen van de ORT calculator is deze voorzien van cel bescherming en een paswoord. Van de ORT calculator is een kopie gemaakt. Deze is ingedeeld als tabel. Deze tabel is geschikt gemaakt om gegevens te filteren.

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Filteren op weeknummer: Als U op alles selecteren klik worden alle blokjes leeg. Als U hierna klikt op 26 krijgt U alle diensten van week 26

Filteren op opdrachtgever:

Filteren op medewerker

Voorbeeld filtering op Opdrachtgever.

Factureert U per week, filter dan eerst op de betreffende week. Vervolgens filtert U op Opdrachtgever. U krijgt dan vervolgens een lijst van alle diensten verricht bij deze opdrachtgever. U hoeft nu alleen maar de nummering uit de eerste kolom over te zetten in de factuur. Dit kunt U handmatig intypen maar ook kopiëren en met plakken speciaal (waarde) overzetten op de factuur

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Factuur gesloten.

Zodra U de nummering heeft gekopieerd in de eerste kolom  wordt de hele factuur automatisch ingevuld. Ook gegevens van de opdrachtgever worden bovenin automatisch ingevuld.  Onder aan de factuur heeft U een lijst met alle verrichte diensten. Ook is te zien wie de betreffende dienst heeft verricht. Het uurloon van de medewerker en de met de opdrachtgever overeengekomen marge op het uurloon vindt U op de factuur terug. Uiterst rechts vindt U per ORT kolom de te berekenen Uren terug. Mocht de opdrachtgever een specificatie van de ort uren wensen, dan kunt U het blad nog opengeschoven uitprinten

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Factuur open

Bovenaan vindt U een kruisje waarmee U dit gedeelte kunt open en sluiten. U ziet hier ook de kolom Slaapuren, indien deze bij U van toepassing zijn worden die hier getoond en van de juiste ort kolom afgetrokken.

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Voorbeeld filtering op Medewerker.

In kolom H is gefilterd op medewerker nr 2. Als U de nummers uit kolom B weer overneemt en kopieert op het gewerkte uren overzicht, kunt U die daar automatisch mee vullen

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Gewerkte uren overzicht per medewerker gesloten

Op het gewerkte uren overzicht. kan de medewerker direct zien waar Hij/Zij zijn diensten heeft verricht. Achteraan rechts vindt U de bedragen per ort kolom en een totaal in kolom AA

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Gewerkte uren overzicht per medewerker geopend.

Voor de medewerker kunt U het gewerkte uren overzicht met de specificatie uren geopend uitprinten

klik op het plaatje voor een vergrote weergave

Dit rekenmodel is er in 2 versies: 1 Zorgkantoor/uitzendbureau in de zorg. 2 ZZPer in de zorg

Bovenstaand rekenmodel is bedoeld voor een zorgkantoor/uitzendbureau in de zorg. Van dit rekenmodel is geen proefversie. Het rekenmodel is bedoeld eigen gebruik op 1 locatie. Het wordt uitsluitend op naam en postcode (locatiekantoor) aangemaakt. Bestelcode: calculator ort-zorg-2018-1019 kosten 125,00 euro  uitsluitend leverbaar voor gebruik met MS Office Excel.

Bovenstaand rekenmodel voor ZZP-er in de Zorg. Het uren overzicht medewerkers is vervangen door een lijst waarbij U tot 15 verschillende uurtarieven kunt toepassen. Het rekenmodel is bedoeld eigen gebruik op 1 locatie. Het wordt uitsluitend op naam en op Uw postcode aangemaakt. Bestelcode: calculator ort-zorg-2018-ZZP kosten 95,00 euro  uitsluitend leverbaar voor gebruik met MS Office Excel.

=================================================================================================================================================

Meerdere automatische ORT berekeningen uit verschillende CAO in 1 rekenmodel zijn onmogelijk in Ms Excel. Onderstaand heb ik er wel een oplossing voor

Uren registratie en facturatie voor zelfstandigen in de zorg.

update januari-2018: 

  • Flexibel door elkaar gebruiken van meerdere cao’s in de zorg.
  • Op 1 of meer locaties.
  • Bij 1 of meer opdrachtgevers.
  • Alles in 1 rekenmodel

Ms Excel rekenmodel Urenregistratie met een gekoppeld facturatie systeem. Simpel in gebruik U hoeft er zelfs geen dure cursus voor te volgen, het is een eenmalige investering en U kunt er jaren mee vooruit. Het alternatief voor al die online rekenprogramma’s  die als je de een maandelijkse bijdrage bij elkaar optelt een flinke kosten post kunnen worden. En wat te doen als je er eens weg wilt gaan en je hebt alles daar online staan?

Het rekenmodel bestaat uit:

  • Tabblad relaties.
  • Tabblad codes en werktijden/ort.
  • Tabblad dienstlijst.maanduitgave tot 650 regels
  • Automatisch Week-factuur met specificatie tot 5 verschillende werkplekken bij dezelfde opdrachtgever
  • Automatische Maand-factuur met specificatie tot 5 verschillende werkplekken bij dezelfde opdrachtgever
  • Automatische maandfactuur gekoppeld aan dienstlijst voor 1 opdrachtgever
  • In de dienstlijst kunt meerdere opdrachtgevers opnemen en bij elke opdrachtgever tot 5 verschillende werkplekken plannen
  • In de lijst codes en werktijden kunt U de ort toeslagen voor meerdere cao’s opnemen

Op deze webpagina krijgt U een compleet overzicht van alle tabbladen uit dit rekenmodel. Helemaal onder aan de pagina vindt U uitleg over het in gebruik nemen van dit rekenmodel en een mail – link voor meer info.

tabblad Relaties:

 

  • 1- U verricht werkzaamheden voor 1 opdrachtgever op 1 locatie
  • 2- U verricht werkzaamheden voor 1 opdrachtgever op meerdere locaties
  • 3- U verricht werkzaamheden voor meerdere opdrachtgevers op 1 of meerdere locaties
  • 4- U verricht werkzaamheden die onder verschillende cao’s uit de zorg vallen

Het is allemaal mogelijk

bovenzijde van de dienstlijst:

door het invullen van week of maandnummer en het opdrachtgevers nummer wordt de bijbehorende factuur automatisch voor U aangemaakt

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

tabblad relaties linker zijde

In kolom H geeft u het uurtarief op, dit uurtarief wordt gekoppeld aan de 5 locaties waar U eventueel werkzaamheden verricht. Het relatienummer is nodig voor het aanmaken van de automatische facturen

relatiesdicht

tabblad relaties rechter zijde

Iedere werkplek geeft U een uniek door U zelf te verzinnen code, de code gebruikt U in dienstlijst, werkt U op1 locatie dan laat U de andere leeg. Zijn er per locatie andere uurtarieven afgesproken dan past U deze hier aan

relatieswerkplekken

schermvoorbeeld van het tabblad relaties:

relatiesscherm

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

—————————————————————————————————————————————————————————————-

Tabblad codes en werktijden:

  • Bij de ontwikkeling van dit rekenmodel is rekening gehouden met de verschillende ort percentages die inde zorg sector bestaan.
  • Er is rekening gehouden met deze opgave: ort percentage in de zorgsector  
  • U hoeft Bij het opgeven van codes en bijbehorende werktijden geen volgorde cao aan te houden.
  • U geeft alleen de bijbehorende cao op in kolom S.
  • Bij werkcodes waarbij een slaapdienst aanwezig is geeft U het aantal uren die niet betaald worden op in kolom R. De specificatie slaapuren vindt U terug onder de factuur.
  • U kunt ruim 200 verschillende dienstcodes opgeven.
  • Van deze lijst is een gekoppelde kopie beschikbaar die U bv op begintijd of op cao kunt sorteren en naast U PC kunt leggen.
  • De gebruikte codes mag U helemaal zelf verzinnen.
  • In kolommen H t/m P geeft U per dienst de bijbehorende uren op, percentage zijn eventueel ook nog te veranderen

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

 ————————————————————————————————————————————————————————————————-

De dienstlijst:

  • U maakt per maand 1 dienstlijst aan.
  • De dienstlijst heeft ongeveer 600 regels.
  • Zodra de datum wordt ingevuld wordt de dag uitgerekend de zaterdag en zondagen worden automatisch iets donkerder kleur.
  • U vult de dienstcode in waardoor de begin- en eindtijd wordt ingevuld, tevens worden de ORT uren uitgerekend.
  • Per opdrachtgever geeft U de werkplekcode op in de kolom werkcode.
  • U kunt per dienst eventueel de te declareren Km’s opgeven.
  • Op de afbeelding hieronder zijn U de kolommen weeknummer en maandnummer open, deze worden gebruikt om automatisch een week of maandfactuur uit te rekenen. Deze kolommen zijn normaal gesproken gesloten.
  • Linksboven geeft U week of maandnummer op en het nummer van de opdrachtgever waardoor de automatische factuur wordt uitgerekend.
  • U kunt bij een gebroken dienst meerdere diensten per dag invullen.

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

De dienstlijst schermafbeelding:

werkstaatscherm

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

totaaloverzicht waaruit alle berekeningen worden gehaald:

Door linksboven maand of weeknummer in te vullen worden de Maand- en Weekfacturen automatisch voor U aangemaakt. Zodra U het nummer van de opdrachtgever heeft ingevuld wordt de berekeningsmodule bij regel 650 voor deze opdrachtgever aangemaakt en verder en door het invullen van een week- of maandnummer wordt de betreffende factuur automatisch aangemaakt

overzicht

Per maand gebruikt U 1 dienstlijst. Voor iedere dienst gebruikt U 1 regel werkt U voor opdrachtgever A een ochtend maar ook een avond, dan vult U 2 diensten op 1 dag in, U heeft op iedere dienstlijst ongeveer 600 regels beschikbaar. Vult u boven aan Uw naam en het nummer van de opdrachtgever in, dan wordt automatisch de factuur U kunt week en maand facturen aanmaken

de factuur:

Afhankelijk hoe U dit rekenmodel gaat gebruiken heeft de de mogelijkheid uit 3 verschillende facturen: U heeft een factuur met berekeningen per maand bij werkzaamheden bij verschillende opdrachtgevers. Werkt U voor verschillende werkgevers op meerdere werkplekken dan heeft U de beschikking voor een week en maandfactuur gespecificeerd tot maximaal 5 verschillende werkplekken.

Bij opdrachtgevers waarbij U op 1 locatie werkt kunt U gebruik maken van de A4 staande factuur, deze kunt U aanmaken in week of maanduitvoering. De factuur wordt automatisch ingevuld als U het relatienummer heeft ingevuld. Hierna dient U de factuur als pdf bestand op te slaan, waarna U een factuur voor een volgende opdrachtgever kunt opgeven.

factuurstaand

De bovenstaande factuur kunt U instellen als maand of weekfactuur:

keuzelijstfactuur

keuzelijstweek———————————————————————————————————————————————————————————————————

Werkt U voor een opdrachtgever op  verschillende locaties, dan heeft U de beschikking over de gespecificeerde facturen, deze zijn er ook weer in week en maand uitvoering

factuurmaand720

maandfactuur schermvoorbeeld.

factuurmaandscherm

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

———————————————————————————————————————————————————————-

weekfactuur met specificatie tot 5 werkplekken per opdrachtgever.

factuurweek720

weekfactuur schermvoorbeeld

 

factuurweekscherm

klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

 Verwerking van de facturen:

Als U het week of maandnummer heeft ingevoerd, krijgt U automatisch de complete factuur, U vult datum en factuurnummer in en schrijft hem weg als PDF bestand. Hierdoor blijft de automatische factuur in stand en krijgt U een los pdf bestand. deze kunt U naar Uw opdrachtgever mailen of per post verzenden. Het bestandje slaat U vervolgens op in de map verzonden facturen en boek de openstaande post in Uw debiteurenbestand ( staat ook op deze website en krijgt U op aanvraag gratis erbij) .

voorbeeld hoe maak ik een pdf bestand:

Ga naar opslaan als geef de bestandsnaam op en in het keuzevak Opslaan als kiest U PDF

factpdf

Download hier een voorbeeld van de hierboven aangemaakte factuur: zorgselect factuurwk10

Alle gegevens die voor de factuur nodig zijn worden automatisch van de dienstlijst afgehaald. U hoeft alleen nog maar de dienstlijst en de factuur als PDF bestandje op te slaan en per mail te zenden naar de opdrachtgever. De lichtblauw gearceerde cellen kunt U nog aanpassen. Alle andere cellen zijn beschermd tegen foutieve invoer, U kunt geen formules beschadigen.

Gebruiksadvies van dit rekenmodel als jaaruitgave.

Dit rekenmodel is voorzien van een duidelijk LEESMIJ bestand waar U alle informatie kunt vinden ook als U weinig ervaring heeft met Ms Excel

invul  hulp voor naast Uw PC

Van het tabblad code en werktijden is een uit te printen kopie in het rekenmodel aanwezig, deze kunt U bij het invullen van de diensten naast U PC leggen. Bij iedere aanpassing op het tabblad code en werktijden hoeft U deze lijst maar te sorteren. ook daar is uitleg over aanwezig:

De Lijst codes en werktijden gesorteerd op  cao en op aanvangstijd

De uitleg hoe U deze lijst sorteert

Het Trika ® rekenmodel ZZP/ZORG 2018 is een éénmalige investering wordt geleverd voor persoonlijk gebruik hiervoor wordt een autorisatie sleutel aangemaakt waarvoor Uw postcode nodig is, U mag het niet doorverkopen of op een website ter download aanbieden. Dit rekenmodel is uitsluitend voor eigen gebruik. Het rekenmodel is voorzien van een tabblad LEESMIJ met gebruiksadvies. Voor telefonische ondersteuning kan altijd een bel afspraak worden gemaakt.

Download hier het gratis E-book uren registratie en facturatie zzp in de  zorg

In dit rekenmodel zitten meer dan 48 uur werkzaamheden hiervoor vraag ik een vergoeding van 90,00 euro. Meer info via mailcontact


Meer interessante links voor ZZP-ers in de zorg:

http://zzp.startpagina.nl/

http://zzp.startkabel.nl


Online alternatieven, vraag altijd referenties, offertes en maak duidelijke afspraken op papier, laat deze bevestigen.

  • Vergelijk dat maar eens allemaal met een online administratie: kosten 12,00 euro tot 49 euro per maand.
  • zijn er nog verborgen kosten
  • Als U er vanaf wilt, wat is de opzeg termijn.
  • Het intellectueel eigendom van het rekenmodel berust bij de online dienst.
  • Bent U eigenaar van alle ingevoerde gegevens.
  • kunt U ze na opzeggen nog downloaden. zie dit voorbeeld: en dit wil je toch al helemaal niet.
  • of moet U al Uw gegevens weer handmatig (laten) invoeren bij de volgende partij waar U mee in zee gaat.
  • Wat zijn Uw mogelijkheden als de prijs tussentijds omhoog gaat.
  • Weet U zeker dat de betreffende online dienst altijd online beschikbaar is, ook in de avond en in de nachtelijke uren
  • Voordat U met een online in zee gaat, vraag dat alles na en laat alles zoveel mogelijk schriftelijk bevestigen
  • Maak afspraken dat bij een flinke kosten stijging je per direct weg kunt met je complete administratie door hun digitaal aan te leveren

x