Verhuur- en beheer vergaderzalen: Met deze  Ms Excel tabel-database heeft U een overzichtelijke en simpele oplossing voor Uw vergaderzalenbeheer. De paswoordvrije versie kunt U geheel naar eigen inzicht aanpassen.

Deze database bestaat uit 3 tabbladen:

• Boekingen
• Zalen
• Gebruikers.

Boekingen: Door het invoeren van het nummer van de vergaderzaal worden de cellen van kolommen M en N automatisch ingevuld. Voor vaste gebruikers die vermeld staan op de lijst gebruikers vult U het gebruikersnummer in.  Vervolgens worden de cellen in kolommen P G Q automatisch ingevuld. Voor niet vaste gebruikers kunt U de berekende velden overschrijven.

U kunt desgewenst een vergaderzaal een kleur accent meegeven er is keuze uit 6 verschillende kleuren.

U kunt direct controleren of de grote van de zaal past bij het aantal personen waarvoor U de boeking noteert.

Hieronder is de berekeningsgroep onder het kruis Kolom H geopend. Bij invullen van de boekingsdatum wordt week- en maandnummer automatisch uitgerekend. Omdat U de tabel op iedere kolom kunt sorteren of uitfilteren is ook een hulp-kolom met automatische nummering ingevoegd hiermee kunt U indien nodig de tabel in zijn originele volgorde terug zetten.

Als U de begin- en eindtijden in vult worden de verhuurkosten direct uitgerekend. U kunt 6 verschillende kleuraccenten opgeven.  Extra’s zoals bv koffie en thee gewenst, klaarzetten van een beamer of flap-over kunt U uiterst rechts aangeven.

Voor een overzicht welke zalen er op welke datum bezet zijn sorteert U de tabel op boekingsdatum en zaalnummer.

Op het tabblad vergaderzalen geeft U het uurtarief op en het aantal personen waarvoor de zaal geschikt is. Doordat U een begin- en eindtijd kunt opgeven kan een totaalprijs worden uitgerekend.

 

Hierboven vult U de vaste gebruikers in.

Deze tabel is maatwerk, meer info via de contactpagina

x