Verhuuradministratie vakantiehuis

Verhuuradministratie vakantiehuis.

Ms Excel ® Trika Rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis.  Veel gebruikers van verhuursoftware moeten zich aanpassen aan de gekocht software of men betaald een enorm uurloon om iets te laten maken. Ms Excel ® Trika Rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis heeft al menige keer als basis gediend voor een betaalbaar en betrouwbaar alternatief. En heel veel Ms Excel kennis heeft Uw er niet voor nodig. Bekijk op deze web pagina

Bij de laatste update leverbaar vanaf 23-7-2021 worden de bevestiging en de factuur in het Nederlands- Duits- Engels of Frans opgemaakt. Dit is instelbaar door op de klantenlijst bij de klant de gewenste taalcode te zetten. De prijs van het rekenmodel is wel gelijk gebleven

Dit rekenmodel bestaat uit de volgende tabbladen:

  • Boekingslijst.
  • Logboek.
  • Klantenbestand.
  • Prijslijst.
  • Bevestiging
  • Factuur.
  • Administratie/strokenplanner met bezettingsdatums.
  • Lees mij (uitleg)

boekingslijst linkerzijde

  • Aan bovenstaande boekingslijst worden een aantal tabbladen gekoppeld.
  • De boekingslijst haalt zijn gegevens op van de tabbladen prijslijst en Gasten(klanten)bestand.
  • De factuur, contant factuur, administratie en de strokenplanner met bezettingsdatums  halen hun gegeven op van de boekingslijst. 
  • Voor complexe berekeningen zijn een aantal hulpkolommen gebruikt deze zijn verborgen.
  • Met het automatisch boekingsnummer in de eerste kolom wordt iedere boeking op elk tabblad herkend.
  • Bijvoorbeeld: Boekingsnummer op de factuur invullen en de hele factuur wordt automatisch voor U aangemaakt.
  • Om er zeker van te zijn dat u geen formules beschadigd waardoor berekeningen niet meer juist zijn, is het rekenmodel voorzien van cel bescherming.
  • Het Ms Excel ® Trika Rekenmodel verhuuradministratie vakantiehuis is een eenmalige investering, U kunt het ieder jaar opnieuw aanmaken. Slaat U daarvoor een exemplaar  als reserve op

Hieronder vindt U per tabblad een uitleg met schermvoorbeelden

prijslijst

Jaarlijks aanmaken van het rekenmodel:

In Cel C1 plaatst U de eerste datum van het lopende jaar. In de cel er onder wordt het weeknummer van de datum erboven uitgerekend. Ook is de weeknummering aangepast naar Europese weeknummering .

Per appartement zijn er 3 regels:

  • In onderstaand voorbeeld op Regel 6 Het appartement bij verhuur per week.
  • Regel 7 Het appartement bij verhuur van een midweek.
  • Regel 8 Het appartement bij verhuur van een weekeinde.
  • U bent vrij om te bepalen hoeveel dagen een midweek of een weekeinde zijn.
  • De prijs wordt bepaald door de huurprijs die U in de betreffende week in de prijslijst heeft opgegeven.

Adressenlijst Op regel 27 t/m 40 dient U de vestigingsadressen vermelden, deze worden per boeking hier opgezocht. Bovenstaande appartementen kunnen zich  op 1 adres bevinden maar natuurlijk kunnen er ook 4 verschillende adressen zijn.

Voor een geringe meerprijs kan dit rekenmodel ook geschikt gemaakt worden voor meerdere appartementen.

Opbouw prijslijst: Iedere prijs in de prijslijst is gekoppeld aan de vorige, als U in week  5 de prijs aanpast worden alle achterliggende prijzen de nieuwe aangepaste prijs. Tot dat U de prijs weer aanpast. Hieronder ziet U staat In cel F6 staat 320 euro de cel ernaast wijst naar Cel F6, de cel ernaast verwijst weer naar de cel ervoor

trika verhuuradministratie vakantiehuizen detail van de prijslijst
klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Prijslijst van de extra’s

Per boeking kunt U een aantal extra’s in rekening brengen. Op onderstaand schermvoorbeeld ziet U een aantal voorbeelden t/m de kolom Borg worden deze automatisch voor U uitgerekend. Er zijn nog 5 reserve kolommen. De omschrijvingen van de extra en de bijbehorende prijzen geeft U hier op deze worden doorgezet naar de boekingslijst

Gasten(Klanten)lijst.

Bij iedere boeking dient U een nieuwe klant eerst op de klantenlijst te plaatsten hiermee wordt de klant d.m.v. het klantennummer  op de boekingslijst en op de factuur herkend. De taalcode in kolom G bepaald de taal die gebruikt wordt op de bevestiging en de factuur.

Boekingslijst linkerzijde.

  • Zodra U een huiscode opgeeft in kolom B wordt in kolom A een boekingsnummer aangemaakt.
  • Met dit boekingsnummer worden de boeking herkent op de bezettingsplanner en bij het administratie gedeelte
  • Met het boekingsnummer maakt U een complete factuur aan.
  • In kolom D geeft U de boekingsdatum op.
  • In kolom E de aankomstdatum en in kolom F het aantal dagen van het verblijf.
  • Bij het invullen van A. B. C. D. in kolom B wordt uitgegaan van een wekelijks verblijf.
  • Bij wekelijks verblijf wordt altijd afgerond in eenheden van 7 dagen.
  • Met behulp van de aankomst datum wordt het weeknummer uitgerekend (kolom H.I.J.K.) met dit weeknummer wordt de opgegeven huurprijs van de betreffende week ( of weken)  van de prijslijst afgehaald.
  • Bij een Lettercode W betreft de boeking een verblijf van weekeinde.
  • Bij een lettercode M betreft de boeking een verblijf van een midweek
  • De berekende prijs is de prijs door U opgegeven op de prijslijst in de betreffende week.
  • Kolommen R en S geven een kleurcode als de boeking een weekeinde of een midweek betreft. In kolom T plaatst U het gast(klant)nummer
klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Boekingslijst rechterzijde.

  • In kolom V t/m X wordt U gevraagd het aantal gasten op te geven.
  • v.m. de toeristenbelasting is het van belang het verschil in leeftijd op te geven (dit kan per vestigingsplaats verschillend zijn, daarom kunt U de hoogte van deze belasting eventueel op de prijslijst aanpassen.
  • U kunt reserveringen voor een kinderbedje en bedlinnen opgeven door een X te plaatsen in de betreffende kolom. In de kolommen Z en AB geeft U eventueel aantallen op.
  • Deze kosten worden altijd berekend per week (er is geen prijsverschil tussen weekeind en midweek)
  • Kolom AK op het plaatje hieronder is een voorbeeld van een Extra. Regel 10 Gast Joke vd Berg heeft de groepsaccommodatie gehuurd en bij een bezetting boven de 21 personen wordt 40 euro extra schoonmaak kosten bereken.
  • Dit is een voorbeeld van een extra’s die zonder meerprijs in dit rekenmodel voor U kan worden gemaakt

Strokenplanner met bezettingsdatums.

  • Zodra U een boekingsnummer in kolom B invult worden alle bijbehorende gegevens opgezocht.
  • De 4 appartementen hebben allen een eigen kleur.
  • In het voorbeeld hieronder ziet U dat het appartement Leeuw met boekingsnummer 2018002 en 2018006 beiden op 15 januari groen van kleur zijn.
  • In dit voorbeeld is de afspraak: voor 10:30 uur moet het appartement leeg worden opgeleverd en is het beschikbaar vanaf 15:30 uur.
  • Deze tijden staan op de factuur (kunt U zelf aanpassen)

Administratie

  • Direct achter de boekingsgegevens op de strokenplanner is een gedeelte ingericht voor de betalingsadministratie.
  • Kolom M geeft het complete factuurbedrag.
  • In kolom N kunt U het bij U geldende aanbetalingspercentage vermelden.
  • U heeft 2 kolommen voor betalingsdatum en betalingsbedrag.
  • Eventueel openstaande bedragen worden  met rood aangegeven in kolom W
verhuuradministratie vakantiehuis administratie aanbetalingen
klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Debiteuren bewaking.

Instellen van het aantal dagen dat de aanbetaling binnen moet zijn na de boekingsdatum.  Bovenin kolom P staat nu 9 d.w.z. binnen 9 dagen na de boeking moet de aanbetaling binnen zijn.  U geeft daar het aantal dagen op waar binnen de aanbetaling bij U binnen zou moeten zijn. Zijn deze dagen verstreken dan wordt de cel rood van kleur.

 

verhuuradministratie vakantiehuis zo werkt het debiteuren bestand
klik op de afbeelding voor een vergrote weergave

Bevestiging.

Bij het aanmaken van een bevestiging vult U alleen de gele cellen in. Het boekingsnummer haalt de klantgegevens op en ook de taalcode. In de gele kolom aan de linkerzijde vult U de nummers in die van toepassing zijn. Op het 3e plaatje hieronder ziet U in kolom Q de nummers staat die U op de boekingslijst heeft ingevuld. In kolom M kunt U de eventuele btw percentages aanpassen. Ook het % aanbetaling kunt U er opgeven. Codes 24 t/m 28 zijn geheel vrij te gebruiken. Indien U een aanbetaling wenst vul dan een A zie 2e plaatje hieronder.

bevestiging bovenste gedeelte:

bevestiging onderste gedeelte:

 

bevestiging uitleg:

Factuur.

  • U vult alleen het boekingsnummer in.
  • Klantnaam en alle gegeven van de boekingslijst worden opgehaald om de factuur samen te stellen.
  • U kunt indien gewenst de volgorde van de extra nog te verplaatsen.
  • De eigen regels die hier zijn ingevuld dienen als voorbeeld.
  • U kunt deze uiteraard ook weghalen.
  • btw specificatie U geeft per regel aan de rechterzijde een H of een L op. De specificatie vindt U onderaan de factuur
  • De opmaak en de achtergrond van de factuur kan aangepast worden aan Uw wensen. Ook U logo op de factuur is geen probleem

factuur bovenste gedeelte:

factuur onderste gedeelte:

factuur uitleg:

De taalcode: Aan de rechterzijde van de factuur en de bevestiging vindt een de kolommen met de verschillende talen. Onder het pijltje op het plaatje hierboven wordt door het boekingsnummer de taalcode opgehaald vanaf het klantenbestand. Afhankelijk van deze code wordt in de berekende blauwe kolom de taal opgehaald uit de kolommen hieronder. Wilt U bv geen Franse taal maar de Poolse taal zet dan in die kolom alles in het Pools en gebruik op de klantenlijst voor Pools de letter F

Logboek: U kunt het vast wel, al die gele briefjes waar iets op staat dat U nog moet regelen. In dit rekenmodel werkt U met een logboek daar schrijft U al die bijzonderheden op en het logboeknummer vermeld U op de boekingslijst in kolom BL. Als iets is opgelost haalt U het nummer weer weg op de boekingslijst

—————————————————————————————————————————————————

Dit rekenmodel is een eenmalige investering, als U het na aankoop als reserve bestand opslaat kunt U het ieder jaar weer opnieuw aanmaken. Het rekenmodel is voorzien cel bescherming zonder paswoord. U kunt altijd zelf nog aanpassingen maken. Standaard kunt U hier 4 vakantie huizen beheren. Heeft U 1 vakantiehuis dan kunt U de niet gebruikte regels op de prijslijst verbergen. De kosten zijn 175,00 euro. Meer info of bestellen via de contactpagina


x