Wees vindingrijk met Excel.

Op deze pagina vindt U verschillende tips en technieken die het werken met Excel makkelijk maken, als U ze weet zult U ze veelvuldig gebruiken

 

Verbergen van regels en of kolommen  (tip 1)

Soms heb je regels of kolommen nodig voor berekeningen die in het uiteindelijke rekenmodel niet zichtbaar hoeven te zijn. Dan kun je deze regels of kolommen op een simpele manier verbergen.

ga in de kantlijn staan en selecteer de regels die je wilt verbergen

Nadat je de betreffende regels hebt geselecteerd, rechtsklik met je muis in de kantlijn, je krijgt nu boven staand keuzemenu. Klik op verbergen, het resultaat zie je hieronder.

Wil je de regels weer zichtbaar hebben, selecteer regel 9 en 17, rechtsklik en selecteer zichtbaar maken.  Het zelfde kun je natuurlijk ook doen met kolommen zie hieronder:

Op dezelfde manier kunt U ook kolommen of regels verwijderen of tussen voegen.

——————————————————————————————————————————————

Werken met tabbladen. (tip 2)

Rechtsklik met de muis op een tabje, je krijgt dan onderstaand keuzescherm.          

 

Hiermee kun je:

• een tabblad invoegen.
• een tabblad verwijderen.
• de naam van het tabblad veranderen.
• een tabblad verplaatsen naar een ander werkblad.
• een tabblad kopiëren, maak 1 tabblad klant en klaar met opmaak en formules bv tabblad 2009 rechts klik en maak kopieën voor 2010 2011 2012 en 2013.
• een tabblad een andere kleur geven.
• een tabblad wat niet belangrijk is verbergen of zichtbaar maken

 

———————————————————————————————————————————————

Groeperen van een serie tabbladen (tip 3)

Stel je hebt een bestaande werkmap waarin bv 4 tabbladen zitten 1e kwartaal, 2e kwartaal, 3e kwartaal en 4e kwartaal en een jaaroverzicht. De 4 kwartalen zijn gekoppeld aan het jaaroverzicht. Alle kwartaalbladen hebben dezelfde opzet. Nu moet je op alle bladen een berekening toevoegen en je wilt de opmaak aanpassen. Je kunt dit natuurlijk tabblad voor tabblad doen, maar dat wordt natuurlijk een heel werk. Door alle 4 de kwartalen te groeperen kun je jezelf een hoop werk besparen. Groeperen hoe doe je dat?

houdt de controltoets ingedrukt en klik op de 4 kwartaalbladen je ziet nu alle tabjes wat oplichten dit is een teken dat ze gegroepeerd zijn. Als je nu een kolom toevoegt of een formule invoert of de opmaak veranderd zul je zien dat dit op alle tabbladen is gebeurd.

Voor het opheffen dan de groepering klik je met je muis op een tabblad wat niet in de groep zit. Als iets niet kan bij groepering zul je zien dat je keuzemenu licht grijs van kleur is en je het keuzemenu niet kunt selecteren.

——————————————————————————————————————————————

AFRONDEN naar boven of beneden. (tip 4)

Afronden op 10 euro naar boven   daar heb je een hulp kolom voor nodig  stel in A5 staat  16.99 euro   in C5 staat de formule: =AFRONDEN.BOVEN(A5;10) de uitkomst is 20,00 euro  Maak van de 10 eens 25 dan wordt de uitkomst 25,00 euro. Er wordt nu steeds afgerond op eenheden van 25 euro. U kunt ook afronden naar beneden zet in A5 16.99 euro  in C5 staat de formule: =AFRONDEN.BENEDEN(A5;10) de uitkomst is 10,00 euro.

———————————————————————————————————————————————-

Kopiëren van een werkblad waarin verborgen regels zitten. U wilt de verborgen regels niet mee kopiëren: (tip 5)

Selecteer het gedeelte van het werkblad waarin de verborgen regels zitten. Gebruik het toetsenbord commando Control G U krijgt nu een keuzescherm waarin U een aantal keuzes kunt maken vink aan: alleen zichtbare regels en klik op OK.

Terwijl U de gemaakte selectie nog laat staan gebruik U direct hierna het toetsenbord commando Control C (de c van copie) en klik hierna in de cel waar U het kopieren wilt starten en gebruik het toetsenbord commando Control V (de V van verplaatsen)

Succes verzekerd.

——————————————————————————————————————————————–

 Kopiëren en plakken speciaal (tip 6)

 

Vaak willen we wat tijdwinst halen door even snel wat gegevens uit een ander werkblad kopiëren en plakken in je nieuwe rekenmodel. Vaak pakt dit goed uit, maar heb je een complex rekenmodel met een aantal formules en een hele netto opmaak dan zou het zo maar kunnen gebeuren dat je heel veel tijd kwijt bent om je rekenmodel weer te herstellen. Stel je hebt een aantal artikelnummers die je in een voorraad bestand wil kopiëren. Deze nummers moeten in het rekenblad artikelomschrijvingen ophalen en bv een verkoopprijs. Door lukraak te kopiëren zou het zo maar kunnen dat je de bestandsindeling in de cel veranderd  waardoor de formule niet meer werkt en met lukraak kopiëren het de groen opmaak van het doelbestand in de gekopieerde cellen overschreven door  een andere opmaak. Een voorbeeld: In onderstaand voorbeeld zie je een deel van een lijst met artikelen. Even van alle leveranciers de artikelen met hun bestelnummer intypen dat is natuurlijk een klus waar we niet aan willen beginnen als we hem ook kunnen kopiëren en plakken.  Vanaf nummer 06500007018 is het fout gegaan omdat de bestelnummers als tekst zijn weggeschreven. Hierdoor zal bv op de bestelbon als het nummer 0650007018 wordt ingevoerd geen artikelomschrijving en inkoopprijs gevonden kunnen worden je zult daar alleen maar foutmeldingen krijgen.

 

In onderstaand voorbeeld zijn in de kolom aantallen d.m.v kopiëren en plakken een aantal getallen in de kolom gekopieerd, hierbij is de lichtgrijze opmaak vervangen door een witte achtergrond en zijn er lijnen van de cel indeling veranderd. Met kopieren en plakken speciaal (alleen de waarden) had je dit kunnen voorkomen.

 

Nog een voorbeeld: Onderstaande lijst met kruiden  is tot stand gekomen door kopiëren en plakken van meerdere bestanden in 1 bestand. Van deze lijst willen we een lijst maken zonder dubbele partijnummers. Partijnummer 12017002 in regel 24 is opgeslagen als getal, de 3 zelfde nummers er onder geven een foutmelding omdat ze zijn opgeslagen als tekst. Je zult eerst de fout moeten herstellen omdat de de Excel functie duplicaten verwijderen dit nummer als 2 verschillende nummers zal zien 1x als getal en 1x als tekst. In beiden voorbeelden zie je dat je direct een hoop dubbel werk hebt of dat de boel niet meer 100% werkt. Maar dit kun je simpel voorkomen met de functie kopiëren en plakken speciaal. Dit alles simpel met een paar muisklikken. Lees verder Hieronder:

 

Kopiëren.

In onderstaand rekenmodel moet vanuit een mengvoeder recept het receptnummer en benodigde KG en de kosten van de grondstoffen  in het bestand Voorraad eindproduct worden geplaatst. De gebruiker klikt in de eerste cel en selecteert de drie cellen waarna hij  rechts klikt met de muis en in het opkomende keuzescherm kiest hij voor Kopiëren.

 

Plakken speciaal.

Hierna rechts klikt hij met de muis in de eerste doelcel van het bestand Voorraad eindproduct. In het opkomend keuzescherm kiest hij voor plakken speciaal.

 

Keuzescherm plakken speciaal.

Omdat hij alleen de waarde wilt overzetten klikt hij waarde aan en als hij op OKÉ  klikt is alles foutloos en zonder problemen overgezet.

 

Zo kunt U bv ook formules overzetten of de opmaak van een bestand overzetten. Succes verzekerd.

Schermvoorbeelden uit MS Excel 2007

.